Page Comparison

How to send emails to a list of patients:

1. Click the Email button  at bottom right of the screen to open the Contact by Email screen:

   Select Single or Multiple Emails.

   Select Group by Family if there are several members of the same family, and you want to send one Email for the family.

   You have the checkbox option to Tick as complete when sent. If you check this box, EXACT will remove each patient from the contact list when the letter for that patient is printed, leaving only patients on the list with unprinted letters.

   With this unchecked the patient is not marked as Complete on the contact list until further manual action is taken. In other words, leave the checkbox unchecked if you want a reminder to take further action.

2. Select OK.

3. If you selected Multiple Emails, complete the standard Contact Patients screen, but as applicable for Email:

4. With details specified, click OK to advance to the Email Details screen:

5. Complete the appropriate fields.

6. Choose an Email template by means of the selectors.

7. Document attachment options are greyed out unless you first check the Attach Document checkbox. Click any document attachment to see a preview at right.

8. Click OK to advance to the Create Email screen.

   This will either be blank (if you did not specify an Email template), or it will contain the Email Template that you specified:

   Blank:

   With sample specified template:

9. Optionally Attach any documents, image files (x-rays, photos, etc.) or other files.

   When you select Finish, the attachment/s appear in the Create Email screen. You can right-click them to see further options:

   To add a further attachment, click the +1 button.

   To delete an attachment, select it then click the Delete button.

   To save an attachment to another location, select it, click the Save button, and specify the location.

   To open (view) an attachment, select it then click the Open button; this will open the attachment with the appropriate program.

10. Complete the email as you require and then click the large Send button to have EXACT automatically send off the emails to the specified contacts.

11. Check in the Patient file Contacts tab for records of contacts

E-mails verzenden naar een lijst met patiënten:

Klik op de knop E-mail rechtsonder in het scherm om het scherm Contact per e-mail te openen:

Selecteer Enkele of Meerdere e-mails.

Selecteer Groeperen op gezin als er meerdere leden van hetzelfde gezin zijn en u één e-mail voor het gezin wilt verzenden.

U hebt de optie om aan te vinken als voltooid bij verzending. Als u dit vakje aanvinkt, verwijdert EXACT elke patiënt uit de lijst met contactpersonen wanneer de brief voor die patiënt is afgedrukt, waardoor alleen patiënten op de lijst met onbedrukte letters overblijven.

Als dit niet is aangevinkt, wordt de patiënt niet gemarkeerd als Voltooid in de lijst met contactpersonen totdat er verdere handmatige actie wordt ondernomen. Met andere woorden, laat het selectievakje uitgeschakeld als u een herinnering wilt om verdere actie te ondernemen.

Selecteer OK.

Als u Meerdere e-mails hebt geselecteerd, vult u het standaardscherm Contact opnemen met patiënten in, maar zoals van toepassing voor e-mail:

Als de details zijn opgegeven, klikt u op OK om door te gaan naar het scherm E-maildetails:

Vul de juiste velden in.

Kies een E-mailsjabloon door middel van de selectors.

Opties voor documentbijlagen worden grijs weergegeven, tenzij u eerst het selectievakje Document bijvoegen aanvinkt. Klik op een documentbijlage om rechts een voorbeeld te zien.

Klik op OK om door te gaan naar het scherm E-mail maken.

Dit is ofwel leeg (als u geen e-mailsjabloon hebt opgegeven), of het bevat de e-mailsjabloon die u hebt opgegeven:

Blanco:

Met voorbeeld gespecificeerd sjabloon:

Voeg optioneel documenten, afbeeldingsbestanden (röntgenfoto's, foto's, enz.) of andere bestanden toe.

Wanneer u Voltooien selecteert, verschijnen de bijlage(n) in het scherm E-mail maken. U kunt er met de rechtermuisknop op klikken om meer opties te zien:

Klik op de +1-knop om nog een bijlage toe te voegen.

Om een ​​bijlage te verwijderen, selecteert u deze en klikt u op de knop Verwijderen.

Om een ​​bijlage op een andere locatie op te slaan, selecteert u deze, klikt u op de knop Opslaan en geeft u de locatie op.

Om een ​​bijlage te openen (bekijken) selecteert u deze en klikt u op de knop Openen; hierdoor wordt de bijlage met het juiste programma geopend.

Vul de e-mail naar wens in en klik vervolgens op de grote knop Verzenden om EXACT de e-mails automatisch naar de opgegeven contacten te laten verzenden.

...

1. Open de contactlijst (Bestaande contactlijst inzien) en klik op de e-mail knop onderaan.

2. Op het ‘Contact per e-mail’ scherm heeft u de volgende opties:

   • Contactmethode:

     • Een e-mailbericht: alleen naar de geselecteerde patiënt;

     • Meerdere e-mailberichten: naar alle patiënten op de contactlijst.

   • Groeperen per gezin: 1 e-mail per familie versturen.

   • Markeren als voltooid na e-mailen. Hierdoor kunt u makkelijk in de lijst zien naar welke patiënten een e-mail is verstuurd.

   • Selecteer de opties die u wilt gebruiken en klik op ‘OK’.

3. U ziet nu het ‘Contact opnemen met patiënten’ scherm. Hierop kunt u verder aangeven naar welke patiënten u de e-mail wilt versturen. Geef uw gewenste beperkingen aan en klik op ‘OK’.

4. Bij het ‘E-mailgegevens’ scherm kunt u de behandelaar, specialist en zorgverzekeraar kiezen mochten u deze willen gebruiken voor de samenvoegvelden. Ook kunt u een vooraf gemaakt e-mailsjabloon kiezen en de categorie/beschrijving aangegeven voor het contactentabblad van de patiëntenkaart. Klik vervolgens op ‘OK’.

5. U krijgt nu het e-mailbericht te zien zoals deze wordt verstuurd. Als u een e-mailsjabloon heeft geselecteerd is deze nu zichtbaar. Anders kunt u nu de tekst van de e-mail invoegen. Let op of u de e-mail wel of niet als beveiligde e-mail wilt versturen.

6. Klik op ‘Verzenden’ om de e-mail te versturen. Het kan een tijdje duren voordat alle e-mails zijn gecreëerd en in de outbox zijn geplaatst.