...
Select the SMS button in the bottom right :
...
The Contact by SMS window launches:
...
Select the either Single SMS or Multiple SMS.
The Group by Family checkbox will apply to SMS as it does for letters, and allows email to family members to be sent together. It is greyed out and unavailable if the Single SMS option has been clicked.
The Tick as complete when message sent checkbox will mark the patient as complete on the contact list once the SMS is sent.
With this unchecked the patient is not marked as Complete on the contact list until further manual action is taken. In other words, leave the checkbox unchecked if you want a reminder to take further action.
...
Single SMS option: Click OK to display the SMS Details screen as shown below (Step 5).
...
Multiple SMS option: Click OK to display the Contact Patients window. You can either uncheck all options to include everyone on the recall / contact list, or select options according to your preferences.
...
Once you have selected your list of patients and clicked OK you will be presented with the following screen, if you have set up staggered recalls in your email configuration:
...
At this point, you can either:
Click the Send all SMS straight away to send the SMS messages.
Accept the staggered SMS settings, as listed.
Change any of the delivery times by clicking on a line, and then delete the line using the Delete button.
A new delivery time can then be added via the Add button.Accept the delivery times, but change the delivery frequency.
Once you have reviewed (and edited the staggered settings, if required), click the OK button.
...
The SMS Details window is now displayed, to enable you to enter Provider and/or Specialist codes, if there are pertinent merge fields that need to be included in the SMS:
...
You can also choose an SMS template if you wish to use a preset message as a basis for the SMS.
If you do so, the Description field is automatically filled, but may be edited if required.
Similarly, the Category field is usually defaulted but can be changed or deleted if you wish.
The Category becomes important in the Patient Contacts Tab, where we can sort by Category column to see what kind of contacts have been made with the patient:
...
Click the OK button; the Create SMS window will now display, as for the single SMS option.
If you have selected an SMS template, the text from the template will be displayed, but you may still edit the details of this if you wish, by clicking in the field.
Note the following:
The text in the box is counted in the Character count field below it, to let you know how long the message is.
This will not be accurate if any merge fields are present, so you will have to estimate how long each merge field is likely to be, based on what it represents.
...
Clicking the OK button in this window will create the SMS messages for the selected patients in EXACT, and either send the SMS messages or queue them to be sent, depending on your settings.
The contact list entries will be updated with the appropriate SMS status icon in the Type column.
For an SMS message, one of the following icons may appear, depending on the status:
SMS appointment reminder sent to recipient (delivered)
SMS message received by gateway (sent, but not yet delivered)
SMS delivery failed (where SOE is the SMS provider; password is wrong, insufficient credit, etc.)
Reply received (for SMS reminder sent to patient)
SMS status is not available
SMS failed or not sent to gateway
A tooltip displays when you hover your mouse cursor over each of the icons.
...
The SMS messages will also appear in the Email Outbox until they are sent, when they will be removed and will appear in the Sent tab.
In each case they will have the appropriate icon in the Status column.
Only email replies will appear in the Email Inbox.
If staggered recall settings are in effect, the column marked with a clock icon will have a corresponding icon for any items in the Outbox that are subject to the settings.
...
If you hover your mouse cursor over the icon, a tooltip will tell you when the SMS is due to be sent, as in this example:
...
Check in the Patient file Contacts tab for records of contacts
Selecteer de SMS-knop rechtsonder:
Het venster Contact per sms wordt geopend:
Selecteer Single SMS of Multiple SMS.
Het selectievakje Groeperen op gezin is van toepassing op sms, net als op brieven, en maakt het mogelijk om e-mail naar gezinsleden samen te verzenden. Het is grijs en niet beschikbaar als op de optie Eén sms is geklikt.
Het selectievakje Aanvinken als voltooid wanneer bericht verzonden, markeert de patiënt als voltooid in de lijst met contactpersonen zodra de sms is verzonden.
Als dit niet is aangevinkt, wordt de patiënt niet gemarkeerd als Voltooid in de lijst met contactpersonen totdat er verdere handmatige actie wordt ondernomen. Met andere woorden, laat het selectievakje uitgeschakeld als u een herinnering wilt om verdere actie te ondernemen.
Single SMS optie: Klik op OK om het SMS Details scherm weer te geven zoals hieronder getoond (stap 5).
Optie voor meerdere sms'jes: klik op OK om het venster Contact opnemen met patiënten weer te geven. U kunt ofwel alle opties uitschakelen om iedereen op de terugroep-/contactlijst op te nemen, of opties selecteren op basis van uw voorkeuren.
Nadat u uw patiëntenlijst hebt geselecteerd en op OK hebt geklikt, krijgt u het volgende scherm te zien als u gespreide terugroepacties heeft ingesteld in uw e-mailconfiguratie:
Op dit punt kunt u ofwel:
Klik op Alle sms meteen verzenden om de sms-berichten te verzenden.
Accepteer de gespreide SMS-instellingen, zoals vermeld.
Wijzig een van de levertijden door op een regel te klikken en verwijder de regel met de knop Verwijderen.
Via de knop Toevoegen kan dan een nieuwe levertijd worden toegevoegd.
Accepteer de bezorgtijden, maar wijzig de bezorgfrequentie.
Nadat u de gespreide instellingen hebt bekeken (en indien nodig bewerkt), klikt u op de knop OK.
Het venster SMS-details wordt nu weergegeven, zodat u Provider- en/of specialistcodes kunt invoeren als er relevante samenvoegvelden zijn die in de SMS moeten worden opgenomen:
U kunt ook een SMS-sjabloon kiezen als u een vooraf ingesteld bericht als basis voor de SMS wilt gebruiken.
Als u dit doet, wordt het veld Beschrijving automatisch ingevuld, maar kan indien nodig worden bewerkt.
Evenzo is het veld Categorie meestal standaard, maar kan desgewenst worden gewijzigd of verwijderd.
De categorie wordt belangrijk in het tabblad Patiëntcontacten, waar we kunnen sorteren op categoriekolom om te zien wat voor soort contacten er met de patiënt zijn gemaakt:
Klik op de OK-knop; het venster Sms maken wordt nu weergegeven, net als bij de enkele sms-optie.
Als u een SMS-sjabloon heeft geselecteerd, wordt de tekst uit de sjabloon weergegeven, maar u kunt de details hiervan desgewenst nog wijzigen door in het veld te klikken.
Let op het volgende:
De tekst in het vak wordt geteld in het veld Aantal tekens eronder, om u te laten weten hoe lang het bericht is.
Dit is niet nauwkeurig als er samenvoegvelden aanwezig zijn, dus u zult moeten inschatten hoe lang elk samenvoegveld waarschijnlijk zal zijn, gebaseerd op wat het voorstelt.
Als u in dit venster op de knop OK klikt, worden de SMS-berichten voor de geselecteerde patiënten in EXACT gemaakt en worden de SMS-berichten verzonden of in de wachtrij geplaatst, afhankelijk van uw instellingen.
De vermeldingen in de contactenlijst worden bijgewerkt met het juiste sms-statuspictogram in de kolom Type.
Voor een SMS-bericht kan een van de volgende pictogrammen verschijnen, afhankelijk van de status:
SMS afspraakherinnering verzonden naar ontvanger (bezorgd)
SMS-bericht ontvangen door gateway (verzonden, maar nog niet afgeleverd)
Sms-bezorging mislukt (waarbij SOE de sms-provider is; wachtwoord is verkeerd, onvoldoende krediet, enz.)
Antwoord ontvangen (voor sms-herinnering verzonden naar patiënt)
SMS-status is niet beschikbaar
SMS mislukt of niet verzonden naar gateway
Er wordt een tooltip weergegeven wanneer u uw muiscursor over elk van de pictogrammen beweegt.
De SMS-berichten verschijnen ook in de E-mail Outbox totdat ze worden verzonden, waarna ze worden verwijderd en verschijnen op het tabblad Verzonden.
In elk geval hebben ze het juiste pictogram in de kolom Status.
Alleen e-mailantwoorden verschijnen in de e-mailinbox.
Als gespreide terugroepinstellingen van kracht zijn, heeft de kolom die is gemarkeerd met een klokpictogram een bijbehorend pictogram voor alle items in de Outbox die onderhevig zijn aan de instellingen.
Als u uw muiscursor over het pictogram beweegt, geeft een tooltip aan wanneer de sms moet worden verzonden, zoals in dit voorbeeld:
...
Open de contactlijst (Bestaande contactlijst inzien) en klik op de sms knop onderaan.
Op het ‘Contact per sms’ scherm heeft u de volgende opties:
Contactmethode:
Een sms: alleen naar de geselecteerde patiënt;
Meerdere sms: naar alle patiënten op de contactlijst.
Groeperen per gezin: 1 sms per familie versturen.
Markeren als voltooid na sms. Hierdoor kunt u makkelijk in de lijst zien naar welke patiënten een sms is verstuurd.
Selecteer de opties die u wilt gebruiken en klik op ‘OK’.
U ziet nu het ‘Contact opnemen met patiënten’ scherm. Hierop kunt u verder aangeven naar welke patiënten u de sms wilt versturen. Geef uw gewenste beperkingen aan en klik op ‘OK’.
U heeft vervolgens de mogelijkheid om aan te geven of u de sms in een keer wilt versturen of bepaalt aantal sms per minuut. Selecteer de optie die u wilt gebruiken en klik op ‘OK’.
Bij het ‘SMSgegevens’ scherm kunt u de behandelaar, specialist en zorgverzekeraar kiezen mochten u deze willen gebruiken voor de samenvoegvelden. Ook kunt u een vooraf gemaakt smssjabloon kiezen en de categorie/beschrijving aangegeven voor het contactentabblad van de patiëntenkaart. Klik vervolgens op ‘OK’.
U krijgt nu het smsbericht te zien zoals deze wordt verstuurd. Als u een smssjabloon heeft geselecteerd is deze nu zichtbaar. Anders kunt u nu de tekst van de sms invoegen.
Klik op ‘Verzenden’ om de sms te versturen. Het kan een tijdje duren voordat alle sms zijn gecreëerd en in de outbox zijn geplaatst.