Ga naar Configureren - Automatische afspraakherinneringen.
Klik op ‘Volgende’ om het 'Automatische e-mails’ scherm te openen.
Voor de meeste opties in het ‘Automatische e-mails’ scherm moet u een e-mailsjabloon selecteren. Zie ook E-mailsjablonen bewerken/maken.
Nieuwe patiënt e-mail: Dit is meestal een welkomst e-mail. Deze e-mail kan nuttige informatie bevatten zoals spreekuren, een kaart en verdere informatie over de praktijk. Deze e-mail wordt verstuurd zodra de nieuw patiëntenkaart is aangemaakt. (Let op: deze e-mail kan geen afspraakgegevens bevatten want de samenvoegvelden zullen niet worden ingevuld.)
Afspraakbevestiging: Een e-mail om een boeking te bevestigen.
Afspraakannulering: Een e-mail om een boeking te annuleren. (Let op: deze wordt alleen verstuurd als de patiënt een afspraakbevestiging heeft ontvangen.)
Als u iCal afspraakinformatie toevoegt, dan kunt u een iCal-afspraakalarm instellen (standaard staat dit op 60 minuten). Dit is een alarm dat de patiënt in hun eigen agenda kan toevoegen.
Vertraging e-mailbezorging
Deze optie is bedoeld om te voorkomen dat meerdere bevestigingen naar de patiënt gaan. Wanneer een afspraak is geboekt, is het gebruikelijk om enkele wijzigingen aan te brengen in de eerste paar minuten na het maken van de afspraak. Door een vertraging in te stellen, wordt voorkomen dat patiënten meerdere afspraakbevestigingen krijgen.
...
Vertraag versturen van afspraake-mail: U kunt het versturen van een afspraake-mail vertragen. Hierdoor kan voorkomen worden dat meerdere afspraakbevestigen worden verstuurd, bijvoorbeeld bij het verplaatsen of bewerken van de afspraak tijdens het boeken. Standaard staat de vertraging ingesteld op 10 minuten en het is te aanpassen tot een maximum van 99 minuten.
Vragen voor verzending
...
Waarschuw voor het versturen: Dit is een prompt voor
...
Als u het vakje naast het e-mailadres van de patiënt uitschakelt, zal de patiënt geen toekomstige berichten meer ontvangen, aangezien het ook het vakje E-mail op hun detailpagina zal uitschakelen, dus selecteer alleen "Verzenden" of "Annuleren" als u niet wilt stoppen hun toekomstige e-mails niet meer kunnen verzenden.
Delay email delivery
This option is designed to avoid multiple confirmations going out to the patient. When an appointment is booked it is common to make a few alterations in the first few minutes of creating the appointment. Setting a delay will avoid patients getting multiple appointment confirmations.
This setting is configurable in minutes, with a default of 10 minutes and a maximum of 99 minutes.
Prompt before sending
Normally this is a prompt to the receptionist where EXACT queries "Can I send this email now?"
If your practice uses the email delivery delay the prompt is likely unnecessary.
...
If you untick the box next to the patients email address this will stop the patient from receiving future communications as it will also untick the Email box on their details page so only select “Send” or “Cancel” if you don’t want to stop their future emails from sending.
Email Signature
If you do not use email templates but manually create emails, this is a means of having a standard footer or signature.
Configure an email signature or footer for automatically adding to any email messages that are not created via email template.
To add a signature or footer, click in the entry box, then select the required template file using the List or up/down buttons.
If the email template file does not already exist, you will have to create one. When you create a template, the footer or signature can simply be written into the template.
Select Next to go to the next configuration screen for setting up automatic appointment reminders
Email handtekening
Als u geen e-mailsjablonen gebruikt maar handmatig e-mails maakt, is dit een manier om een standaardvoettekst of handtekening te hebben.
Configureer een e-mailhandtekening of voettekst om deze automatisch toe te voegen aan e-mailberichten die niet via een e-mailsjabloon zijn gemaakt.
Om een handtekening of voettekst toe te voegen, klikt u in het invoervak en selecteert u vervolgens het vereiste sjabloonbestand met de knoppen Lijst of omhoog/omlaag.
Als het e-mailsjabloonbestand nog niet bestaat, moet u er een maken. Wanneer u een sjabloon maakt, kan de voettekst of handtekening eenvoudig in de sjabloon worden geschreven.
...
receptie met de vraag of de e-mail kan worden verstuurd. Als u op ‘Annuleren’ klikt, moet u handmatig de e-mail versturen als u deze later nog wilt versturen.
Als u iCal afspraakinformatie toevoegt, dan kunt u een iCal-afspraakalarm instellen (standaard staat dit op 60 minuten). Dit is een alarm dat de patiënt in hun eigen agenda kan toevoegen.
E-mailhandtekening: Dit is een manier om een standaard voettekst aan handmatige e-mails toe te voegen. Doe een sjabloon selecteren of aanmaken hiervoor. Deze sjabloon wordt bij alle handmatige e-mails binnen de praktijk toegevoegd.
Klik op ‘Volgende’ en hierna op ‘Voltooien’ om de wijzigingen op te slaan.