Genereer en interpreteer dit Verslag om statistieken bij te houden Doel van het verslag
Statistieken bijhouden over hoe goed uw de praktijk zich heeft gehouden aan de geconfigureerde afsprakenwerkstroomafspraakworkflow.
Dit Verslag verslag maakt deel uit van de categoriegroep PraktijkAdministratie groep ‘Praktijkbeheer’ en heeft de volgende beschrijving: "Controleer het aantal en percentage afspraken dat de vereiste workflow voltooit met fouten gemeld door workflowacties, gebruikers en patiënten."
Tip: gebruik de Preview- functie voor een snelle weergave op het scherm van het Verslag.
Verslagvereisten
Het Verslag wordt alleen in de Verslagenlijst weergegeven als de functie Afspraakwerkstroom is ingeschakeld.
Het vereist een historisch audittraject (acties door deelnemers) voor gegevens.
Functies melden
Het kan zijn
Instellen als favoriet voor snelle toegang.
Gepland.
Voorbeeld op het scherm.
Afgedrukt.
Geëxporteerd naar.CSV-indeling, die vervolgens kan worden bekeken in spreadsheets zoals Microsoft Excel.
Gemaild.
Uitvoeren per locatie (als de praktijk locaties gebruikt).
________________________________________
Het nalevingsVerslag voor de afsprakenwerkstroom genereren
Selecteer Administratie > Verslagen
Selecteer Afspraak Workflow Compliance uit de lijst met Verslagen:
...
Na enkele seconden verschijnt het Verslagconfiguratiescherm:
...
(Als de praktijk Locaties gebruikt)
(Als de praktijk locaties gebruikt) Geef een locatie op .
Hierdoor wordt het Verslag alleen voor die locatie uitgevoerd.
U kunt de Verslagprocedure voor elke locatie herhalen.
...
Aantal afspraken die de gewenste workflow hebben doorlopen in getallen en percentages inclusief fouten ontstaan in workflow, door gebruikers en patienten.
Vereisten voor het verslag
De functie Afspraakworkflow is ingeschakeld (zie ook Afspraken workflow activeren).
Een historische audit trail (acties door gebruikers) voor data.
Verslag uitvoeren
Ga naar Administratie - Verslagen.
Dubbelklik op ‘Afspraak workflow’
Vul de gewenste datums in.
Klik vervolgens op ‘Afdrukken’, ‘Voorbeeld’, ‘E-mail’ of ‘Exporteren’.
Verslagindeling:
________________________________________
...
OPMERKING: de procentuele cijfers zijn mogelijk het handigst.
columns:
Actie vereist | Dit zijn de acties die de receptionisten moesten uitvoeren, zoals vermeld in de vertrektaaklijst. |
# Verplicht | Het totale aantal per actietype, inclusief degene die zijn geslaagd, is mislukt en uitgesteld. In het bovenstaande voorbeeld voor de actie Geplande behandeling boeken: 20 mislukt + 79 geslaagd + 1 uitgesteld = 100 |
# Mislukt | Het aantal dat is mislukt per actietype. Mislukkingen zijn het aantal afspraken waarbij beoefenaars niet op een of meer van de aangepaste optiekoppelingen in de workflow hebben geklikt, wanneer ze dit moesten doen. |
% Mislukt | Het percentage dat is mislukt per actietype. |
# Geslaagd | Het aantal dat is geslaagd per actietype. Successen worden geteld als het aantal afspraken waarbij een beoefenaar op ALLE aangepaste optiekoppelingen in de afsprakenworkflow heeft geklikt, indien nodig. |
% Geslaagd | Het percentage dat is mislukt per actietype. |
uitgesteld | Aangepaste beschrijving van de uitgestelde actie. |
# Uitgesteld | Het aantal dat is uitgesteld per actietype. |
% Uitgesteld | Het percentage dat is uitgesteld per actietype. |
Soorten actie:
Geplande behandeling boeken | Mislukkingen worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten geen geplande behandeling hebben geboekt wanneer ze dit wel moesten doen en de online boekingslink niet hebben ontvangen. Uitgestelde items worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten geen geplande behandeling hebben geboekt wanneer dit nodig was, maar de koppeling Online boeken hebben ontvangen. Successen worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten een geplande behandeling hebben geboekt wanneer dit nodig was. |
Boek Tandarts Recall | Mislukkingen worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten geen tandarts-recall hebben geboekt wanneer ze dit moesten doen. Successen worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten een tandarts-recall boekten wanneer dit nodig was. |
Boek Hygiënist Recall | Mislukkingen worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten geen recall-actie voor hygiënisten hebben geboekt wanneer ze dit moesten doen. Successen worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten een recall-actie voor hygiënisten hebben geboekt wanneer dit nodig was. |
Betaling accepteren | Mislukkingen worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten geen betaling hebben gedaan wanneer zij dit moesten doen. Successen worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten indien nodig een betaling hebben gedaan. Notitie:
|
Verzamel mobiel | Mislukkingen worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten geen mobiel nummer hebben opgegeven toen ze dit wel moesten doen, en de gebruiker niet de optie "prompt in 12 maanden" selecteerde. Uitgestelde items worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten indien nodig geen mobiel nummer hebben opgegeven, maar de gebruiker wel de optie "prompt in 12 maanden" heeft geselecteerd. Successen worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten indien nodig een mobiel nummer hebben opgegeven. |
Verzamel e-mail | Toont het aantal afspraken waarbij patiënten een e-mailadres moesten opgeven via de workflow voor afspraken, voor afspraken in het datumbereik. Mislukkingen worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten geen e-mailadres hebben opgegeven toen ze dit wel moesten doen en de gebruiker niet de optie "prompt binnen 12 maanden" heeft geselecteerd. Uitgestelde items worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten indien nodig geen e-mailadres hebben opgegeven, maar de gebruiker wel de optie "prompt in 12 maanden" heeft geselecteerd. Successen worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten indien nodig een e-mailadres hebben opgegeven. |
Verzamel marketingvergunning | Er is steeds meer een besef dat bedrijven expliciete en ondubbelzinnige registratie van toestemming voor marketingactiviteiten vereisen. |
Aangepaste actie | Afspraken die een of meer aangepaste optieberichten hebben ontvangen (zoals toegevoegd aan de vertrektaaklijst door beoefenaars) OPMERKING: Voor aangepaste opties is een succes de beoefenaar die op alle koppelingen naar aangepaste opties klikt als onderdeel van de workflow en een Mislukking is dat de beoefenaar een van de koppelingen mist als onderdeel van de workflow. |
Het gebied Details van mislukte workflows:
Elke regel vertegenwoordigt een afspraak met een mislukte workflow.
De kolommen zijn afhankelijk van geconfigureerde parameters.
Report format:
...
Report logic
Compliance is shown by the number and percentage of patients that unsuccessfully completed the actions in their departure list, split by each action line.
Failure to comply is reported where patients did not complete departure actions on that day.
The number of reported action items depends on
The practice setup in the configuration wizard and the items that were required to be completed per patient.
The remaining options are Mobile Number not Collected, Email Address not Collected and Custom Option not Completed.
IMPORTANT: Each appointment's actions are checked for completion on the same day as the appointment, so any action postponed to another day will be audited as incomplete / failed. For example, If the patient had an appointment on Monday but came back on Tuesday to make a payment, the report won't record the payment as completed. So, If you have to postpone an action, try to postpone it for later on the same day.
Report layout
...
The Report Summary area:
...
Columns:
Action required | These are the actions that the receptionists were required to perform, as listed on the Departure Task List. |
# Required | The total number per action type, including those that succeeded, failed and were postponed. In the above example for the Book Planned Treatment action: 20 failed + 79 Succeeded + 1 Postponed = 100 |
# Failed | The number that failed per action type. Failures are the number of appointments where practitioners did not click on 1 or more of the custom option links in the workflow, when they were required to do so. |
% Failed | The percentage that failed per action type. |
# Succeeded | The number that Succeeded per action type. Successes are counted as the number of appointments where a practitioner clicked ALL of the custom option links in the appointment workflow, when required to do so. |
% Succeeded | The percentage that failed per action type. |
Postponed | Custom description of the postponed action. |
# Postponed | The number that were postponed per action type. |
% Postponed | The percentage that were postponed per action type. |
Types of Action:
Book Planned Treatment | Failures are counted as the number of appointments where patients did not book planned treatment when they were required to do so, and did not get sent the Online Booking link. Postponed items are counted as the number of appointments where patients did not book planned treatment when required to do so, but were sent the Online Booking link. Successes are counted as the number of appointments where patients did book planned treatment when required to do so. |
Book Dentist Recall | Failures are counted as the number of appointments where patients did not book a dentist recall when they were required to do so. Successes are counted as the number of appointments where patients did book a dentist recall when required to do so. |
Book Hygienist Recall | Failures are counted as the number of appointments where patients did not book a hygienist recall when they were required to do so. Successes are counted as the number of appointments where patients did book a hygienist recall when required to do so. |
Take Payment | Failures are counted as the number of appointments where patients did not make a payment when they were required to do so. Successes are counted as the number of appointments where patients did make a payment when required to do so. Note:
|
Collect Mobile | Failures are counted as the number of appointments where patients did not provide a mobile number when they were required to do so, and the user did not select the "prompt in 12 months" option. Postponed items are counted as the number of appointments where patients did not provide a mobile number when required, but the user did select the "prompt in 12 months" option. Successes are counted as the number of appointments where patients did provide a mobile number when required. |
Collect Email | Shows the number of appointments where patients were required to provide an email address via the appointment workflow, for appointments in the reporting date range. Failures are counted as the number of appointments where patients did not provide an email address when they were required to do so, and the user did not select the "prompt in 12 months" option. Postponed items are counted as the number of appointments where patients did not provide an email address when required, but the user did select the "prompt in 12 months" option. Successes are counted as the number of appointments where patients did provide an email address when required. |
Collect Marketing Consent | Increasingly there is an awareness that businesses require explicit and unambiguous recording of consent for marketing activities. |
Custom Action | Appointments that received one or more custom options messages (as added to the Departure Task List by practitioners) NOTE: For Custom options a Success is the practitioner clicking all of the custom option links as part of the workflow and a Failure is a practitioner missing any of the links as part of the workflow. |
The Details of Failed Workflows area:
Each line represents an appointment with a failed workflow.
The columns depend on configured parameters.