...
De praktijk moet afspraken workflow hebben geconfigureerd zodat de link voor het maken van een geplande afspraak online vanuit de vertreklijst kan worden verstuurd.
De patiënt heeft een behandelplan nodig op de behandelkaart en minimaal één geplande afspraak met een gespecificeerde tijd voor de openstaande behandelcode.
De afspraak is aangeduid als ‘te boeken’ op ‘Boek’ is aangevinkt voor de afspraak bij het verplaatsen van de patiënt naar het behandelplan.
Alleen door de patiënt geplande afspraken op het tabblad Grafiek die zijn gemarkeerd als Te boeken, worden weergegeven in de Vertrektakenlijst, dus zorgverleners moeten weten dat ze dit selectievakje moeten aanvinken. Ze moeten er ook voor zorgen dat de geplande behandeling een geschatte tijd (duur) heeft. EXACT berekent de som van de geplande diensten per afspraak, en dit wordt weergegeven in het scherm Verwachte tijd van het scherm Afspraak bewerken:
A patient can book planned treatment online if that patient's Provider has been appropriately configured.
Requirements for planned treatment online booking
...
The practice must have Appointment Workflow configured because a Planned Treatment Online Booking link can only be sent from its Departure Task List at the point of Patient checkout. There is no other way to send it.
...
A Patient requires an Appointment for Today’s Date.
...
The Patient requires a Treatment Plan on the Chart Tab, and a minimum of one appointment Planned, with time specified for the Service.
...
Procedures om online afspraken te gebruiken
Procedure voor de behandelaar:
Geplande afspraak op een behandelplan aanmaken met een geschatte tijd.
‘Boek afspraak’ aanvinken bij het plaatsen van de patient op de vertreklijst en vul alle andere details voor de afspraak in.
Controleer de verwachtte tijdsduur voor de te boeken afspraak. Dit wordt automatisch berekend als de som van alle geplande behandelcodes.
Procedure voor de receptie:
RECEPTIONIST-procedure
Bij vertrek van de patiënt via de receptie probeert de receptioniste de geplande behandelafspraak handmatig in het afsprakenboek te boeken.
Als de patiënt zich niet kan of wil binden aan een boeking, kiest de receptioniste ervoor om de geplande behandelingsboekings-URL te verzenden...
Als de patiënt geen e-mail- en/of sms-contacten heeft geregistreerd, moet de receptioniste deze eerst opnemen:
OPMERKING: EXACT zal een waarschuwing weergeven als de receptionist op de knop voor online boekingen klikt zonder dat deze contacten zijn vastgelegd:
In dit geval kan de receptionist ofwel het patiëntendossier openen om de details vast te leggen, of op de prompt E-mail en mobiel verzamelen in de takenlijst voor vertrek klikken:
TIP: Wanneer zowel de vraag Verzamelen als de knop voor online boekingen beide verschijnen, verzamel dan eerst de contactgegevens:
Als de contacten zijn geregistreerd, klikt de receptionist op de knop voor online boekingen om het venster Online boekingslink verzenden per sms/e-mail te openen:
De receptioniste controleert (vinkt) elke combinatie van deze selectievakjes aan en klikt vervolgens op Verzenden.
De volgende processen vinden dan plaats:
De sms/e-mail met de boekings-URL wordt naar de patiënt gestuurd.
De prompt voor online boekingen verdwijnt uit de takenlijst voor vertrek:
De patiëntgegevens worden weergegeven op het tabblad Opvolging onder de categorie OLB-link verzonden:
De boekings-URL wordt gevuld met details van de geplande boekingsvereiste voor behandelingen, klaar voor boeking door de patiënt.
PATINT procedure
Wanneer de patiënt een tussenpauze voor een afspraak selecteert, geeft de software een bevestigingspagina weer met details van de zorgverlener.
Zodra de patiënt bevestigt, vraagt de software de patiënt om te controleren op een bevestigingsbericht.
To use the Planned Treatment Online Booking (procedure)
...
Receptionists can see planned treatment patient bookings in the appointment book and in the Online Appointments tab.
Appointment Book:
Om gebruik te maken van de Geplande Behandeling Online Boeking (procedure)
PROVIDER-procedure:
Bij het in kaart brengen moet de aanbieder specificeren om deze afspraak te boeken:
A) Dubbelklik op de afspraak om het venster Afspraak bewerken te openen.
B) Vink (vink) het vakje Boek deze afspraak aan en vul alle andere details in het scherm in.
C) Controleer of de afspraak een Verwachte Tijd (duur) heeft, automatisch berekend als de som van de Geschatte Tijden van de diensten.
D) Klik op OK.
RECEPTIONIST-procedure
Bij vertrek van de patiënt via de receptie probeert de receptioniste de geplande behandelafspraak handmatig in het afsprakenboek te boeken.
Als de patiënt zich niet kan of wil binden aan een boeking, kiest de receptioniste ervoor om de geplande behandelingsboekings-URL te verzenden...
Als de patiënt geen e-mail- en/of sms-contacten heeft geregistreerd, moet de receptioniste deze eerst opnemen:
OPMERKING: EXACT zal een waarschuwing weergeven als de receptionist op de knop voor online boekingen klikt zonder dat deze contacten zijn vastgelegd:
In dit geval kan de receptionist ofwel het patiëntendossier openen om de details vast te leggen, of op de prompt E-mail en mobiel verzamelen in de takenlijst voor vertrek klikken:
TIP: Wanneer zowel de vraag Verzamelen als de knop voor online boekingen beide verschijnen, verzamel dan eerst de contactgegevens:
Als de contacten zijn geregistreerd, klikt de receptionist op de knop voor online boekingen om het venster Online boekingslink verzenden per sms/e-mail te openen:
De receptioniste controleert (vinkt) elke combinatie van deze selectievakjes aan en klikt vervolgens op Verzenden.
De volgende processen vinden dan plaats:
De sms/e-mail met de boekings-URL wordt naar de patiënt gestuurd.
De prompt voor online boekingen verdwijnt uit de takenlijst voor vertrek:
De patiëntgegevens worden weergegeven op het tabblad Opvolging onder de categorie OLB-link verzonden:
De boekings-URL wordt gevuld met details van de geplande boekingsvereiste voor behandelingen, klaar voor boeking door de patiënt.
PATINT procedure
Wanneer de patiënt een tussenpauze voor een afspraak selecteert, geeft de software een bevestigingspagina weer met details van de zorgverlener.
Zodra de patiënt bevestigt, vraagt de software de patiënt om te controleren op een bevestigingsbericht.
RECEPTIONIST-monitoring
De volgende processen vinden dan plaats, die de receptioniste optioneel kan controleren:
...