...
De praktijk moet afspraken workflow hebben geconfigureerd zodat de link voor het maken van een geplande afspraak online vanuit de vertreklijst kan worden verstuurd.
De patiënt heeft een behandelplan nodig op de behandelkaart en minimaal één geplande afspraak met een gespecificeerde tijd voor de openstaande behandelcode.
‘Boek afspraak’ is aangevinkt voor de afspraak bij het verplaatsen van de patiënt naar het behandelplan.
Procedures om Procedure bij het versturen van een online afspraken te gebruikenlink
Procedure voor de behandelaar:
Geplande afspraak op een behandelplan aanmaken met een geschatte tijd.
‘Boek afspraak’ aanvinken bij het plaatsen van de patiënt op de vertreklijst en vul alle andere details voor de afspraak in.
Controleer de verwachtte tijdsduur voor de te boeken afspraak. Dit wordt automatisch berekend als de som van alle geplande behandelcodes.
Procedure voor de receptie:
Verstuur online afspraken link voor de geplande behandeling vanuit de vertreklijst en selecteer of u de link via e-mail of sms wilt versturen.
Als de patiënt geen e-mail of mobiel nummer op de patiëntenkaart heeft staan, dan moet u deze eerst toevoegen.
Proces voor Evolution:
De details met de boekingsvereisten voor de geplande afspraak worden toegevoegd aan de online afspraken link.
Sms/e-mail met online afspraken link wordt naar de patiënt verstuurd.
Taak voor online afspraak verdwijnt van de vertreklijst.
De patiënt komt op het follow-up tabblad te staan onder ‘OLB link verstuurd’.
De patiënt kan online de afspraak voor de geplande behandeling boeken.
De volgende processen vinden dan plaats:
De sms/e-mail met de boekings-URL Proces nadat de geplande afspraak is geboekt
Evolution voegt de afspraak toe aan het afsprakenboek.
Een automatisch sms- en/of e-mail wordt naar de patiënt
...
De prompt voor online boekingen verdwijnt uit de takenlijst voor vertrek:
De patiëntgegevens worden weergegeven op het tabblad Opvolging onder de categorie OLB-link verzonden:
De boekings-URL wordt gevuld met details van de geplande boekingsvereiste voor behandelingen, klaar voor boeking door de patiënt.
PATINT procedure
Wanneer de patiënt een tussenpauze voor een afspraak selecteert, geeft de software een bevestigingspagina weer met details van de zorgverlener.
Zodra de patiënt bevestigt, vraagt de software de patiënt om te controleren op een bevestigingsbericht.
To use the Planned Treatment Online Booking (procedure)
PROVIDER procedure
When charting, the Provider needs to specify to Book this Appointment:
A) Double-click the Appointment to open the Edit Appointment window.
B) Check (tick) the Book this Appointment checkbox and complete all other details in the screen.
C) Check that the appointment has an Expected Time (duration), calculated automatically as the sum of the services' Estimated Times.
D) Click OK.
...
When the patient departs through reception the Receptionist attempts to book the planned treatment appointment manually in the appointment book.
If the patient cannot or will not commit to a booking, the Receptionist opts to send the planned treatment booking URL...
...
If the patient has no Email and/or SMS contacts recorded, the Receptionist will first need to record them:
NOTE: EXACT will pop up a warning if the Receptionist clicks the online bookings button without having these contacts recorded:
In this case the Receptionist can either open the Patient File to record the details, or click the Collect Email and Mobile prompt in the Departure Task List:
TIP: When both the Collect prompt and the online bookings button both appear, first collect the contact details:
...
With contacts recorded, the Receptionist clicks the online bookings button to open the Send Online Booking Link by SMS/Email window:
...
The Receptionist checks (ticks) any combination of these checkboxes and then clicks Send.
The following processes then occur:
The SMS/Email with the booking URL is sent to the patient.
The online bookings prompt disappears from the Departure Task List:
The patient details display in the Follow Up tab under the category OLB Link Sent:
The booking URL is populated with details of the planned treatment booking requirement, ready for patient booking.
PATIENT procedure
When the patient selects an appointment gap, the software displays a Confirmation page with Provider details.
Once the patient confirms, the software prompts the patient to check for a confirmation message.
RECEPTIONIST monitoring
The following processes then occur, that the Receptionist can optionally monitor:
...
The booking is made in the appointment book, and displays an online booking icon:
You can mouseover the icon for appointment details:
...
The patient is removed from the Follow Up tab:
...
The patient displays in the Online Appointments tab:
(If you cannot locate this tab, it may need to be enabled. See Enabling the Online Appointments tab in the Appointment Book)
...
Note that you can filter the Online Appointments tab by means of Planned Treatment Bookings:
The booking becomes a statistic in the Feature Usage Report:
Receptionists can see the planned treatment patient booking
Receptionists can see planned treatment patient bookings in the appointment book and in the Online Appointments tab.
Appointment Book:
RECEPTIONIST-monitoring
De volgende processen vinden dan plaats, die de receptioniste optioneel kan controleren:
De boeking wordt gemaakt in het afsprakenboek en toont een online boekingspictogram:
U kunt met de muis over het pictogram gaan voor afspraakdetails:
De patiënt wordt verwijderd van het tabblad Opvolging:
De patiënt toont op het tabblad Online afspraken:
(Als u dit tabblad niet kunt vinden, moet het mogelijk worden ingeschakeld. Zie Het tabblad Online afspraken inschakelen in het afsprakenboek)
Merk op dat u het tabblad Online Afspraken kunt filteren door middel van Geplande Behandeling Boekingen:
...
verstuurd ter bevestiging van de afspraak.
De patiënt wordt verwijderd van het follow-up tabblad.
De patiënt komt op het online afspraken tabblad te staan onder ‘Geplande behandeling boekingen’.
U kunt de afspraak van de recall patiënt in het afsprakenboek en het online afspraken tabblad zien.
Het aantal online afspraken voor geplande behandelingen is zichtbaar in het Gebruikersinstellingenverslag.