EXACT can be configured to automatically send recalls by SMS, Email and / or EasyPost.
You can either send a default recall template to all patients or customise recall templates to match custom groups of patients.
You can also simplify the recalls automation setup by not using Hygienists in automated recalls.
To open the Recall Automation screen
Open the Recall Manager.
Click the Configure Recalls button:
...
From the Recall Parameters Screen, click the Automation button.
...
This will display the Recall Automation window
...
To configure EXACT to automatically run recalls every day tick the Run Recalls Automatically checkbox
...
To configure EXACT to either include or exclude Hygienists in automated recalls
...
This is de-selected by default because the majority of practices do not send Hygienist recalls.
Once activated it will only send as per the Contact Points (When to contact) and methods (How to contact) shown on the screen. Below we look at how to set these upAutomatische recalls kunnen worden geactiveerd zodat patiënten een sms of e-mail ontvangen wanneer ze weer een afspraak moeten maken.
U kunt een standaard sjabloon naar alle patiënten sturen of de sjablonen aanpassen voor bepaalde groepen patiënten.
U kunt de instelling van de automatisering van recalls ook vereenvoudigen door hygiënisten niet te gebruiken bij geautomatiseerde recalls.
Ga naar Administratie - Recalls beheren.
Klik op de moersleutel.
Klik in het ‘Recallparameters’ scherm op ‘Automatisering’.
Vink ‘Voer recalls automatisch uit’ zodat Evolution elke dag automatisch de recalls uitvoert.
Vink ‘Mijn praktijk verstuurd recalls voor mondhygiënist’ aan als u ook recalls voor de mondhygiëniste wilt versturen..
De recalls worden alleen verzonden volgens de ingestelde contactmomenten en -methodes.
Klik op een contactmoment om deze te wijzigen of klik op de prullenbak voor het contactmoment om deze te verwijderen.
Klik op een contactmethode om deze in te stellen.
Selecteer een contactmethode aan de linkerkant en gebruik de ‘>>’ knop om de methode te gebruiken.
U kunt op het ‘Selecteer e-mailsjablonen voor recalls’ scherm met behulp van contactlijsten bepaalde patiëntgroepen selecteren door op 'Voeg een andere patiëntengroep toe..
Selecteer welke sjablonen u wilt gebruiken voor de recall. U kunt dit specificeren voor enkele patiënten, families en per patiëntengroep.
Eenmaal geactiveerd, wordt het alleen verzonden volgens de contactpunten (wanneer contact opnemen) en methoden (contact opnemen) die op het scherm worden weergegeven. Hieronder bekijken we hoe u deze kunt instellen.
De algemene stappen voor het configureren van geautomatiseerde terugroepacties zijn:
Specificeer WANNEER u contact wilt opnemen met patiënten.
Specificeer de methoden voor HOE contact met patiënten op te nemen en welke SJABLONEN voor elke methode moeten worden gebruikt.
Voor patiënten die geen voorkeursmethode voor contacten hebben, specificeert u de voorkeursvolgorde van de contactmethoden (bijvoorbeeld eerst sms, dan e-mail en dan geposte brief).
Voeg optioneel aangepaste patiëntengroepen toe als u wilt dat bepaalde personen worden teruggeroepen door middel van specifieke sjablonen (gebruik bijvoorbeeld een tienersjabloon voor een groep jonger dan 19 jaar).
The broad steps to configure automated recalls are:
...
You can also edit by clicking a contact method from the Recall Automation screen:
...
In het scherm Recall-automatisering kunt u zien wanneer recalls zijn geconfigureerd om te verzenden en welke methoden worden gebruikt.
U kunt meerdere opeenvolgende aangepaste terugroepacties instellen. Bijvoorbeeld:
Volgende maand herinnert aan al die geplande afspraken volgende maand,
Deze maand herdenkt al diegenen die vorige maand de terugroepactie hebben ontdoken en deze maand een afspraak hebben,
Vorige maand herinnert aan al diegenen die de terugroepactie ontweken in de eerste twee acties, en die vorige maand op hun afspraak stonden.
6 Months Ago herinnert aan al diegenen die de terugroepactie ontdoken in alle bovenstaande acties, en die 6 maanden geleden een afspraak hadden moeten maken.
12 maanden geleden is geen terugroepactie, maar een melding dat de praktijk stopt met terugroepen.
Specificeer WANNEER:
Begin met het selecteren van wanneer u contact opneemt met patiënten op basis van wanneer hun terugroepacties moeten plaatsvinden.
De bovenstaande schermafbeelding toont de contactpunten voor de volgende maand, deze maand en de vorige maand. U kunt echter eenvoudig meer contactpunten aanmaken.
Om een Contactpunt aan te maken:
Klik op de hyperlink Contactpunt toevoegen:
Vul de details in het scherm Contactpuntdetail in en klik vervolgens op OK:
U ziet een scherm Contactmethoden selecteren voor het toevoegen van methoden aan het Contactpunt (hoe EXACT contact opneemt met een patiënt):
Specificeer HOE:
Klik op een contactmethode aan de linkerkant en klik op de knop >>. Bijvoorbeeld sms:
Er wordt onmiddellijk een scherm Sjablonen selecteren weergegeven, van waaruit u kunt specificeren welke sjablonen moeten worden verzonden voor één patiënt of voor familie:
(In het bovenstaande voorbeeld werken we met de standaard groep Alle patiënten, waarvoor we sjablonen zullen toevoegen. Maar wat als u voor sommige mensen binnen die groep andere sjablonen wilt gebruiken? Of wat als u een aangepaste sjabloon wilt gebruiken per aanbieder?
In dit geval moet u Patiëntgroepen toevoegen en de specifieke sjablonen per groep specificeren. Wanneer EXACT vervolgens terugroepacties verzendt, zal het eerst de aangepaste groep proberen voordat de groep Alle patiënten wordt geprobeerd.
Specificeer sjablonen voor de contactmethode:
Elke dropdown-optie die u leeg laat, wordt gewoon genegeerd door EXACT.
Terwijl u een vervolgkeuzelijst markeert, verschijnt er een selector naast:
U hebt dan de mogelijkheid om een sjabloon te selecteren in het vervolgkeuzemenu of door op de selector te klikken
en het openen van het venster Sjablonen bekijken:
Selecteer de juiste sjablonen, totdat u de sjablonen hebt geïdentificeerd die u nodig hebt (laat de vakjes leeg waar u geen sjablonen nodig hebt):
Klik op OK om terug te keren naar het scherm Contactmethoden selecteren, met uw methode nu correct aan de rechterkant:
Herhaal deze procedure voor verdere contactmethoden.
Controleer de volgorde van uw contactmethoden:
Bij het terugroepen zal EXACT proberen contacten te leggen in de gespecificeerde volgorde van contactmethoden, tenzij de patiënt een voorkeur heeft geregistreerd in het patiëntendossier, in welk geval EXACT die geprefereerde contactmethode zal gebruiken.
Voor een Patiënt zonder geregistreerde voorkeur zal EXACT via de eerste methode proberen contact op te nemen met een patiënt, en als dit niet lukt, zal het de volgende proberen, en indien nodig de volgende:
Om de geautomatiseerde terugroepactie opnieuw te bestellen Contactmethoden
Selecteer een methode en gebruik vervolgens de pijlen omhoog/omlaag:
De geautomatiseerde contactmethode voor terugroepen bewerken:
Selecteer het en klik vervolgens op de knop Bewerken (e|d):
of
U kunt ook bewerken door op een contactmethode te klikken in het scherm Recall Automation: