The Notes tab is not the place to record any clinical notes, as any information entered onto this screen can be deleted. For clinical notes, use the Note button on the treatment area of the Chart tab.
The Notes Tab can hold general notes on the patient, dated notes and Pop Up Notes.
Tp access the Notes area open a patient file and click on the Notes Tab.
...
Updating a General Note
These are general notes about the patient. These may include notes about the patient’s interests or personality. To make this area easier to read, you may wish to type each note on a different line.
To Update a general note.
Select a Patient and select the Notes tab:
...
Simply click in the top General Notes field and type in the required information.
Dated Notes
These are specific notes about the patient that may need to be referred to at a future date, and are automatically 'stamped' with the creation date, time and creator's user code.
Dated notes may include notes regarding financial arrangements or conversations with other health professionals and/or the patient.
The pop-up note entries (which are in effect a type of dated note) are also placed into this area.
Adding/editng a Dated Note
In the Notes tab, either click the +1 button at the bottom right, or right-click in the Notes window to open the +1 Add prompt to begin a new note or click on the Edit button e|d to edit and an existing note.
...
An Add Notes window displays:
...
Click in the Notes pane.
Type in the required note and click OK.
You can change the default colour for the note (yellow) and/or change the note type to Pop-up Note, but the other details are set by the system.
TIP: These notes are automatically stamped with the Date, Time of Entry and creator, which defaults to the current user. If the person creating the note is different to the logged-on user, prefix the note with their initials for future reference.
Pop Up Notes
Pop Up notes enable practitioners to communicate with other members of the team regarding patients.
...
Notes can be made to pop up by checking the Pop-up Note checkbox in either the Add Patient Note or Edit Patient Note windows.
The Pop-up Options can then be defined as shown below.
...
Pop-up Note Options
...
| Note |
|---|
...
Opens the patient file.
Takes a payment from the patient.
"Arrives" the patient in the practice.
Books an appointment for the patient.
These pop-up options can be specified as date-dependant:
...
Only after a particular date.
...
Only until a particular date.
...
Create a Pop Up Note
In the Notes tab, either click the +1 button at the bottom right, or right-click in the Notes window to open the +1 Add prompt.
The following screen will appear:
Tick the Pop-up Note box to make the note pop up under a certain condition.
After choosing Pop-up Note, several further options become available. Select them as required:
...
...
Colour. Pop up Notes can be colour-coded. Use the button to choose a suitable colour.
...
...
Pop-up options. Click this button if you wish to select how the note will appear
If you select the ‘Pop-up Options’ button, the following screen appears:
...
Select or deselect the relevant options. The last three are active only if you click the checkbox, and allow you to set applicable dates and/or restrict display to only particular users.
Select or deselect the relevant options and click the OK button.
The following shows how a Pop Up message would appear to reception as the patient’s Chart screen is accessed:
...
NOTE:
This note is linked to this patient and it will pop-up each time the patient’s Edit Appointment, Payment and Patient files are accessed.
To prevent this message from appearing again tick the checkbox Do not pop up this note in the future. This indicates that the issue related to the message has been resolved.
All pop up notes will be recorded within the patients Notes tab. They appear as shown below:
...
Even if a note is deleted, it can still be viewed if the ‘Show Audit’ box is checked.
Double-click a note from this list, or click the Edit button
...
to display further information about the note, including the initials of the person who dismissed the note, i.e. marked it as ‘Dismissed’.
...
In the example above, rather than use a pop-up note to notify other EXACT users that the patient has an allergy, a better option would be to add this information to the patient's medical details as a medical alert. It would then be permanently available when treating the patient.
Het tabblad Notities is niet de plaats om klinische notities op te nemen, aangezien alle informatie |
...
op dit scherm |
...
kan worden verwijderd. Gebruik voor klinische notities de knop |
...
‘Opm.’ op de behandelkaart. |
Het tabblad Notities kan algemene notities over de patiënt, gedateerde notities en pop-upnotities up notities bevatten.
Ga naar het gebied Notities, open een patiëntendossier en klik op het tabblad Notities.
Een algemene opmerking bijwerken
Algemene notities
Dit zijn algemene opmerkingen over de patiënt. Deze kunnen aantekeningen bevatten over de interesses of persoonlijkheid van de patiënt. Om dit gebied beter leesbaar te maken, kunt u elke notitie op een andere regel typen.
Een algemene opmerking bijwerken.
Selecteer een patiënt en selecteer het tabblad Notities:
Klik eenvoudig in het bovenste veld Algemene opmerkingen en typ de vereiste informatie in.
Om een algemene opmerking bij te werken, klik in het veld Algemene notities en maak de benodigde wijzigingen. Doe vervolgens de patiëntenkaart opslaan.
...
Gedateerde notities
Dit zijn specifieke opmerkingen over de patiënt die waarheen mogelijk moeten worden verwezen in de toekomst mogelijk moeten worden doorverwezen en deze worden automatisch 'gestempeld' met de aanmaakdatum, -tijd en de gebruikerscode code van de makergebruiker. Gedateerde notities kunnen notities bevatten over financiële regelingen of gesprekken met andere gezondheidswerkers en/of de patiënt. De pop-up notitie-items notities (die in feite een soort gedateerde notitie zijn) worden ook in dit gebied geplaatst.
Een gedateerde notitie toevoegen/bewerken
Klik op het tabblad Notities op de ‘+1-knop rechtsonder, of klik met de rechtermuisknop in het Notities-venster om de prompt +1 Add te openen om een nieuwe notitie te beginnen of klik op de Edit-knop e|d om te bewerken en een bestaande Opmerking.
Er verschijnt een venster Notities toevoegen:
Klik in het deelvenster Notities.
Typ de gewenste notitie en klik op OK.
U kunt de standaardkleur voor de notitie (geel) wijzigen en/of het notitietype wijzigen in Pop-upnotitie, maar de andere details worden door het systeem ingesteld.
TIP: Deze notities worden automatisch gestempeld met de datum, tijd van invoer en maker, die standaard de huidige gebruiker zijn. Als de persoon die de notitie maakt een andere persoon is dan de aangemelde gebruiker, voeg dan de initialen toe aan de notitie voor toekomstig gebruik.
Pop-upnotities
Pop-upnotities stellen behandelaars in staat om met andere leden van het team over patiënten te communiceren.
Er kunnen notities worden gemaakt om te verschijnen door het selectievakje Pop-upnotitie in het venster Patiëntnotitie toevoegen of Patiëntnotitie bewerken aan te vinken.
De pop-upopties kunnen vervolgens worden gedefinieerd zoals hieronder weergegeven.
Opties voor pop-upnotities
Pop-up van de notitie wanneer een beoefenaar of een bepaalde beveiligingsgroep beoefenaars een of meer van het volgende doet:
Opent het patiëntendossier.
Neemt een betaling van de patiënt.
"Komt aan" de patiënt in de praktijk.
Maakt een afspraak voor de patiënt.
Deze pop-upopties kunnen worden gespecificeerd als datumafhankelijk:
Pas na een bepaalde datum.
Alleen tot een bepaalde datum.
Alleen tussen twee data.
Een pop-upnotitie maken
Klik op het tabblad Notities op de +1-knop rechtsonder, of klik met de rechtermuisknop in het venster Notities om de prompt +1 Add te openen.
Het volgende scherm verschijnt:
Vink het vakje Pop-upnotitie aan om de notitie onder een bepaalde voorwaarde te laten verschijnen.
Nadat u Pop-upnotitie hebt gekozen, komen er verschillende andere opties beschikbaar. Selecteer ze naar wens:
Kleur. Pop-upnotities kunnen een kleurcode hebben. Gebruik de knop om een geschikte kleur te kiezen.
Pop-upopties. Klik op deze knop als u wilt selecteren hoe de notitie wordt weergegeven
Als u de knop 'Pop-upopties' selecteert, verschijnt het volgende scherm:
Selecteer of deselecteer de relevante opties. De laatste drie zijn alleen actief als u op het selectievakje klikt, en u kunt toepasselijke datums instellen en/of de weergave beperken tot alleen bepaalde gebruikers.
Selecteer of deselecteer de relevante opties en klik op de knop OK.
Het volgende laat zien hoe een pop-upbericht eruitziet bij de receptie als het kaartscherm van de patiënt wordt geopend:
OPMERKING:
Deze notitie is gekoppeld aan deze patiënt en verschijnt elke keer dat de patiënt zijn Bewerk Afspraak-, Betalings- en Patiëntbestanden opent.
Om te voorkomen dat dit bericht opnieuw verschijnt, vinkt u het selectievakje Deze notitie niet meer weergeven in de toekomst aan. Dit geeft aan dat het probleem met het bericht is opgelost.
Alle pop-upnotities worden opgenomen op het tabblad Notities van de patiënt. Ze verschijnen zoals hieronder weergegeven:
Zelfs als een notitie is verwijderd, kan deze nog steeds worden bekeken als het selectievakje 'Toon audit' is aangevinkt.
Dubbelklik op een notitie uit deze lijst of klik op de knop Bewerken
om meer informatie over de notitie weer te geven, inclusief de initialen van de persoon die de notitie heeft afgewezen, d.w.z. gemarkeerd als 'Verworpen'.
In het bovenstaande voorbeeld, in plaats van een pop-upnotitie te gebruiken om andere EXACTE gebruikers op de hoogte te stellen dat de patiënt een allergie heeft, is het een betere optie om deze informatie als medische waarschuwing toe te voegen aan de medische gegevens van de patiënt. Het zou dan permanent beschikbaar zijn bij de behandeling van de patiënt.1’ knop om een gedateerde notitie toe te voegen of op ‘e|d’ om een bestaande notitie te wijzigen.
...
Dit opent het venster ‘Patiënt opmerking toevoegen’. Voer de gewenste opmerking in en klik vervolgens op ‘OK’. U heeft ook de mogelijkheid om de opmerking te wijzigen in een pop-up opmerking (zie ook Algemene of niet-klinische pop-up opmerkingen aanmaken).
...