...
Ga naar Configureren - Automatische afspraakherinneringen.
Klik op ‘Volgende’ om het 'Automatische e-mails’ scherm te openen.
Voor de meeste opties in het ‘Automatische e-mails’ scherm moet u een e-mailsjabloon selecteren. Zie ook E-mailsjablonen bewerken/maken.
Nieuwe patient patiënt e-mail: Dit is meestal een welkomst e-mail. Deze e-mail kan nuttige informatie bevatten zoals spreekuren, een kaart en verdere informatie over de praktijk. Deze e-mail wordt verstuurd zodra de nieuw patiëntenkaart is aangemaakt. (Let op: deze e-mail kan geen afspraakgegevens bevatten want de samenvoegvelden afspraaksamenvoegvelden zullen niet worden ingevuld.).
E-mail nieuwe patiënt
Dit is meestal een welkomst-e-mailformaat, dat wordt gebruikt als het eerste e-mailcontact met een nieuwe patiënt. Het kan nuttige informatie bevatten, zoals spreekuren, wegenkaart en beschikbare parkeerplaatsen.
Selecteer een sjabloon om automatisch een e-mail te sturen naar elke nieuwe patiënt.
Afspraak bevestiging
Een e-mailsjabloon voor het bevestigen van een boeking door middel van een e-mail van EXACT naar de patiënt.
Merk op dat als u iCal-afspraakinformatie opneemt, u ook een iCal-afspraakalarm (standaard 60 minuten) kunt configureren. Dit is een kalendergebaseerd alarm dat in de patiëntagenda wordt gegenereerd.
New Patient Email
This is typically a Welcome email format, used as the initial email contact with a new patient. It can include useful information such as surgery hours, road map and available parking.
Select a template for automatically sending an email to each new patient.
Appointment Confirmation
An email template for confirming a booking by means of an email from EXACT to the patient..
Note that if you include iCal appointment information you can also configure an iCal Appointment Alarm (default 60 mins), which is a calendar-based alarm generated in the patient calendar.
Appointment Cancellation
This is a template email for cancelling an appointment.
Specify an email template or leave blank to use no template (with no specified template you would need to manually create cancellation emails).
Delay email delivery
This option is designed to avoid multiple confirmations going out to the patient. When an appointment is booked it is common to make a few alterations in the first few minutes of creating the appointment. Setting a delay will avoid patients getting multiple appointment confirmations.
This setting is configurable in minutes, with a default of 10 minutes and a maximum of 99 minutes.
Prompt before sending
Normally this is a prompt to the receptionist where EXACT queries "Can I send this email now?"
If your practice uses the email delivery delay the prompt is likely unnecessary.
...
If you untick the box next to the patients email address this will stop the patient from receiving future communications as it will also untick the Email box on their details page so only select “Send” or “Cancel” if you don’t want to stop their future emails from sending.
Include iCal appointment information
A practice can configure EXACT to send email attachments with appointment confirmations. The patients open the attachments to insert an appointment booking into their personal calendars, with a pre-configured calendar alarm reminder.
Check this option if you wish to attach iCalendar (.ICS) format appointments to confirmation emails.
Patients will see this attachment, and can double-click to insert the appointment slot into their personal calendar.
...
Their calendar software will then ask for confirmation:
...
Online Booking: With a configuration that includes iCal, patients booking online will also receive a confirmation email with .ICS attachment.
TIP: With modern security concerns patients may be reluctant to open attachments. Perhaps it is worth explaining the nature of the .ics attachment to patients at the time of booking, and / or modifying the Appointment Confirmation template email message to include an explanation of the attachment
Appointment alarm
This is a patient calendar pre-appointment alarm that can be included in the .ICS attachment.
Configurable, with a default of 60 minutes. Leave it blank to have no alarm.
It doesn't apply if the Include iCal checkbox is un-checked:
...
Note that the Appointment Alarm does not replace the normal appointment Email or SMS reminders in EXACT; it is a calendar-based reminder that works with the calendar appointment.
Email Signature
If you do not use email templates but manually create emails, this is a means of having a standard footer or signature.
Configure an email signature or footer for automatically adding to any email messages that are not created via email template.
To add a signature or footer, click in the entry box, then select the required template file using the List or up/down buttons.
If the email template file does not already exist, you will have to create one. When you create a template, the footer or signature can simply be written into the template.
Select Next to go to the next configuration screen for setting up automatic appointment reminders
Afspraak annuleren
Dit is een voorbeeldmail voor het annuleren van een afspraak.
Geef een e-mailsjabloon op of laat dit leeg om geen sjabloon te gebruiken (zonder opgegeven sjabloon zou u handmatig annulerings-e-mails moeten maken).
Vertraging e-mailbezorging
Deze optie is bedoeld om te voorkomen dat meerdere bevestigingen naar de patiënt gaan. Wanneer een afspraak is geboekt, is het gebruikelijk om enkele wijzigingen aan te brengen in de eerste paar minuten na het maken van de afspraak. Door een vertraging in te stellen, wordt voorkomen dat patiënten meerdere afspraakbevestigingen krijgen.
Afspraakbevestiging: Een e-mail om een boeking te bevestigen.
Afspraakannulering: Een e-mail om een boeking te annuleren. (Let op: deze wordt alleen verstuurd als de patiënt een afspraakbevestiging heeft ontvangen.)
Vertraag versturen van afspraake-mail: U kunt het versturen van een afspraakbevestiging vertragen. Dit voorkomt dat meerdere afspraakbevestigingen worden verstuurd, bijvoorbeeld bij het verplaatsen of bewerken van de afspraak tijdens het boeken. Standaard staat de vertraging ingesteld op 10 minuten en het is te aanpassen tot een maximum van 99 minuten.
Vragen voor verzending
...
Waarschuw voor het versturen: Dit is een prompt voor
...
Als u het vakje naast het e-mailadres van de patiënt uitschakelt, zal de patiënt geen toekomstige berichten meer ontvangen, aangezien het ook het vakje E-mail op hun detailpagina zal uitschakelen, dus selecteer alleen "Verzenden" of "Annuleren" als u niet wilt stoppen hun toekomstige e-mails niet meer kunnen verzenden.
Voeg iCal-afspraakinformatie toe
Een praktijk kan EXACT configureren om e-mailbijlagen met afspraakbevestigingen te verzenden. De patiënten openen de bijlagen om een afspraakboeking in hun persoonlijke agenda's in te voegen, met een vooraf geconfigureerde agenda-alarmherinnering.
Vink deze optie aan als u afspraken in iCalendar-indeling (.ICS) aan bevestigingsmails wilt toevoegen.
Patiënten zien deze bijlage en kunnen dubbelklikken om het afspraakvenster in hun persoonlijke agenda in te voegen.
Hun kalendersoftware zal dan om bevestiging vragen:
Online boeken: met een configuratie die iCal omvat, ontvangen patiënten die online boeken ook een bevestigingsmail met een .ICS-bijlage.
TIP: Met moderne beveiligingsproblemen kunnen patiënten terughoudend zijn om bijlagen te openen. Misschien is het de moeite waard om de aard van de .ics-bijlage aan patiënten uit te leggen op het moment van boeking, en/of het e-mailbericht Afspraakbevestigingssjabloon aan te passen met een uitleg van de bijlage
Afspraak alarm
Dit is een pre-afspraakalarm voor de patiëntkalender dat kan worden opgenomen in de .ICS-bijlage.
Configureerbaar, standaard 60 minuten. Laat het leeg om geen alarm te hebben.
Het is niet van toepassing als het selectievakje Inclusief iCal is uitgeschakeld:
Merk op dat het Afspraakalarm de normale afspraak-e-mail of sms-herinneringen in EXACT niet vervangt; het is een op een kalender gebaseerde herinnering die werkt met de kalenderafspraak.
Email handtekening
Als u geen e-mailsjablonen gebruikt maar handmatig e-mails maakt, is dit een manier om een standaardvoettekst of handtekening te hebben.
Configureer een e-mailhandtekening of voettekst om deze automatisch toe te voegen aan e-mailberichten die niet via een e-mailsjabloon zijn gemaakt.
Om een handtekening of voettekst toe te voegen, klikt u in het invoervak en selecteert u vervolgens het vereiste sjabloonbestand met de knoppen Lijst of omhoog/omlaag.
Als het e-mailsjabloonbestand nog niet bestaat, moet u er een maken. Wanneer u een sjabloon maakt, kan de voettekst of handtekening eenvoudig in de sjabloon worden geschreven.
...
receptie met de vraag of de e-mail kan worden verstuurd. Als u op ‘Annuleren’ klikt, moet u handmatig de e-mail versturen als u deze later nog wilt versturen.
Voeg iCal afspraakinformatie toe: Dit is een alarm dat de patiënt in hun eigen agenda kan toevoegen. U kunt een iCal-afspraakalarm instellen (standaard staat dit op 60 minuten).
E-mailhandtekening: Dit is een manier om een standaard voettekst met behulp van een sjabloon aan handmatige e-mails toe te voegen. Dit sjabloon wordt bij alle handmatige e-mails binnen de praktijk toegevoegd.
Klik op ‘Volgende’ en hierna op ‘Voltooien’ om de wijzigingen op te slaan.