...
Open het patiëntendossier van de patiënt en klik op de knop ‘Patiënt document maken’.
U ziet nu het venster ‘Details van document’.
Selecteer het sjabloon dat u wilt gebruiken. Bovenaan in ‘Details van document’ venster heeft u de optie om een behandelaar en specialist in te vullen. Deze gegevens worden gebruikt voor de samenvoegvelden in het sjabloon. Ook kunt u een categorie en beschrijving invullen. Dit komt op het contactentabblad van de patiëntenkaart te staan zodat u later nog weet waarover de brief ging zonder deze te moeten openen.
...
Volg de bovenstaande stappen en klik op ‘Voorbeeld’.
Het document wordt nu geopend en alle samenvoegvelden zijn ingevuld. Indien nodig kunt u de brief nog aanpassen.
Klik vervolgens linksboven op ‘Opties’ .
...
(alleen beschikbaar als u Presentation Manager gebruikt).
U heeft nu de mogelijkheid om het document af te drukken of
...
te verzenden via e-mail
...
.
Als u
...
op e-
...
mail klikt, dan krijgt u het
...
Van hieruit kunt u de patiënt een e-mail sturen met het briefdocument als pdf bijgevoegd.
If you wish to Preview it and make some changes specifically to that letter before printing click the preview button. You will also need to to use this option if you wish to email the document as a PDF.
Clicking on Preview will open the document with all the merge fields added in. From here you can make any changes before printing. If you have Presentation Manager enabled you can also add charting information and EXAMINE Pro images from the menu on the left.
If using Presentation Manager you can click on Options in the top left and either Print, to print the letter or email to email as a PDF
...
If you choose the email option it will present you with the Contact by Email
...
From here you can email the patient with the letter document attached as a PDF.
The Provider and Specialist fields are used if there is any Provider or Specialist merge fields in the chosen SMS template. Adding/Editing a template is covered in article Creating/Editing Email Templates .
There is also an option to email the specialist instead if it is an email for that specialist but referencing that patient.
Category is the category it will listed under in the patients contacts tab and description informs the user what the message was about. Its important to note that the description entered will be used as the Email subject.
Email Signature: If you have a Email Signature already setup this field will available for selection. Tick this box to add the email signature to the bottom of the email. If you want to create a practice email signature (best for when writing blank emails or replying to emails) see Creating an Email Signature
After clicking “ok” you will see the draft email screen with the letter document attached. This will pre populate the fields it can like email addresses for the patient and specialist (if one was selected and the email box was ticked). If an email template and signature was selected this screen should now show the email template as well as populating any merge fields with the relevant information.
You can amend the text, add images etc using the buttons available on this screen as well as attaching patient documents/images or even files stored outside of EXACT that are located on the computer.
There are options to CC and BCC in additional Email addresses if required.
...
All documents created will be stored in the patients contact tab.
De velden Aanbieder en Specialist worden gebruikt als er samenvoegvelden Aanbieder of Specialist zijn in het gekozen SMS-sjabloon. Het toevoegen/bewerken van een sjabloon wordt behandeld in het artikel E-mailsjablonen maken/bewerken.
Er is ook een optie om in plaats daarvan de specialist te e-mailen als het een e-mail is voor die specialist maar verwijst naar die patiënt.
Categorie is de categorie waaronder deze wordt vermeld op het tabblad patiëntencontacten en de beschrijving informeert de gebruiker waar het bericht over ging. Het is belangrijk op te merken dat de ingevoerde beschrijving zal worden gebruikt als het onderwerp van de e-mail.
E-mailhandtekening: als u al een e-mailhandtekening hebt ingesteld, is dit veld beschikbaar voor selectie. Vink dit vakje aan om de e-mailhandtekening onderaan de e-mail toe te voegen. Als u een oefen-e-mailhandtekening wilt maken (het beste voor het schrijven van lege e-mails of het beantwoorden van e-mails), zie Een e-mailhandtekening maken
Nadat u op "ok" heeft geklikt, ziet u het concept-e-mailscherm met het briefdocument als bijlage. Hiermee worden vooraf de velden ingevuld die het kan houden van e-mailadressen voor de patiënt en specialist (als er een was geselecteerd en het e-mailadres was aangevinkt). Als een e-mailsjabloon en handtekening was geselecteerd, zou dit scherm nu de e-mailsjabloon moeten tonen en alle samenvoegvelden met de relevante informatie moeten vullen.
U kunt de tekst wijzigen, afbeeldingen toevoegen enz. met behulp van de beschikbare knoppen op dit scherm, evenals patiëntdocumenten/afbeeldingen of zelfs bestanden die buiten EXACT zijn opgeslagen en die zich op de computer bevinden, bijvoegen.
Er zijn indien nodig opties voor CC en BCC in extra e-mailadressen.
...
‘E-mailgegevens’ venster te zien. Hierop kunt u een specialist selecteren, mocht het om een doorverwijzing gaan en u kunt ook een e-mailsjabloon kiezen.
Nadat u op ‘OK’ klikt, krijgt u een voorbeeld van de e-mail te zien. U kunt hier de tekst van de e-mail nog wijzigen en de brief is als een pdf-bestand aan de e-mail toegevoegd in de bijlage.
