Manually recalling patients
Your Practice may not necessarily be fully automated for recalls, in which case you need to manually recall patients.
To manually recall Patients
...
Go to Administration > Manage Recalls.
EXACT will automatically detect if there is an outstanding list to run, and display the list for you.
A message will display for each of the months in the specified period, informing you how many patients met the recall parameters.
The main screen displays figures and a colour graphical display per month:
...
(Optional, if instructions have been typed) Click the My Recalls Procedure button to view custom instructions on what to do next:
Example of a 'My Recalls Procedure':
Double-click a line (month) in the Recall Lists screen to display its entries and Contact options:
The Month View displays the details of its recall patients.
! You can optionally filter the list and then perform bulk actions on the resulting patients.
This screen has all of the tools that you need to contact the listed patients.
Hyperlinks
Note: all line entries in this screen are hyperlinks. The functionality is the same as for the Appointment Book Recalls Tab.
Month Selector
Use this to change the month.
Column headers
The default sort order is Last Name, alphabetical.
Click a column header to sort the list by that parameter.
First Name / Last Name
Click a First or Last name to open the Patient Information tab.
You can then edit any Patient fields that need updating.
Dates
These are the Recall dates.
Coloured icons represent the same colour recall statuses as for the Effectiveness Tooltip display.
Click any of these dates for editable information for the recall.
If you edit these fields and click Update, it will immediately update the display.
Prior contacts with patients are recorded as icons in the Prior Contacts Column.
Click a Prior Contact icon to display details of the contact.
Click any of these hyperlinks to display a contact screen from which to contact the patient. A small star behind the icon indicates the preferred method of contact.
Home Address. Recall is by letter
Business phone
Home phone
Home phone, SMS
Mobile phone
Mobile phone, SMS
...
You can manually contact patients by any of the means described above or simply use the recall list as a phone list and contact the patient by phone. Alternatively, you can utilise EXACT's significant automation capabilities and have your software perform all recall communications and bookings.
To send ONLY a hygienist recall link to a patient
Workaround: This is a workaround for an issue where a practice tries to send a patient an online booking URL for just a Hygienist booking, but the patient receives a URL for Hygienist plus Dentist booking.
PLEASE NOTE:
The eMail/SMS Template must contain the [Recall.URL] Merge field.
You cannot use Administration>Manage Recalls - this list will always send a URL for booking DENTIST
and HYG Recall appointment if there are dates set in both fields on the Patients Recall Tab.
To send ONLY a Hygienists Recall URL link to a Patient for booking an appointment via the Online Recalls system
Open Administration > Contact Lists.
Click the Create List Button to display the Create Contact List screen:
From the Select Patients List, choose Recall List HYG.
Type a description for the List. For example, HYG-Only Recalls.
Tick Use list for appointment booking.
Click OK to display the Patient Query screen, where you can specify the parameters for: Without an Appointment within x period, and the Recall Period:
Click OK, then click YES to confirm:
Then Tick “Hygiene Recall ONLY and click OK:
On the Next screen you have an option to choose whether or not to update patient recalls on the Recall List as they are marked as Complete. If (like most practices) you are setting your Recall Dates in surgery following the patients appointment, leave this Un-checked:
Click OK to run the List, and then you’ll see the Result Screen:
Click OK to see the List of Patients who fit the Criteria.
From the list of patients, either generate a Single eMail/SMS message for the Patient you have highlighted, or choose Multiple eMails/SMS's.
Multiple eMails/SMS reminders are then generated to be sent to All Patients on the list. These include only a Hygiene Recall URL Link within the message, for patients to book their Appointment via the Online Recall System - Even if they have both a Dentist and a Hygienist Recall set in their Patient File.
To send an Email directly from the Patient File
If you send an eMail directly from the Patient File you will see this Screen:
You can then again choose either Dentist Recall, Hygiene Recall, or both.
PLEASE NOTE:
The eMail/SMS Template must contain the [Recall.URL] Merge field.
You cannot use Administration>Manage Recalls - this list will always send a URL for booking DENTIST
and HYG Recall appointment if there are dates set in both fields on the Patients Recall Tab.
Handmatig terugroepen van patiënten
Uw praktijk hoeft niet per se volledig geautomatiseerd te zijn voor terugroepacties, in welk geval u patiënten handmatig moet terugroepen.
Patiënten handmatig terugroepen
Ga naar Beheer > Terugroepacties beheren.
EXACT zal automatisch detecteren of er een openstaande lijst is om uit te voeren, en de lijst voor u weergeven.
Er wordt een bericht weergegeven voor elk van de maanden in de opgegeven periode, waarin wordt aangegeven hoeveel patiënten aan de terugroepparameters hebben voldaan.
Het hoofdscherm toont cijfers en een grafisch kleurendisplay per maand:
(Optioneel, als er instructies zijn getypt) Klik op de knop Mijn terugroepprocedure om aangepaste instructies te bekijken over wat u vervolgens moet doen:
Voorbeeld van een 'Mijn terugroepactie':
Dubbelklik op een regel (maand) in het scherm Oproeplijsten om de vermeldingen en contactopties weer te geven:
De maandweergave toont de details van de teruggeroepen patiënten.
! U kunt optioneel de lijst filteren en vervolgens bulkacties uitvoeren op de resulterende patiënten.
Dit scherm bevat alle tools die u nodig hebt om contact op te nemen met de vermelde patiënten.
Hyperlinks
Let op: alle regelitems in dit scherm zijn hyperlinks. De functionaliteit is hetzelfde als voor het tabblad Terugroepen afspraakboek.
Maandkiezer
Gebruik dit om de maand te wijzigen.
Kolomkoppen
De standaard sorteervolgorde is Achternaam, alfabetisch.
Klik op een kolomkop om de lijst op die parameter te sorteren.
Voornaam Achternaam
Klik op een voor- of achternaam om het tabblad Patiëntinformatie te openen.
U kunt vervolgens alle patiëntvelden bewerken die moeten worden bijgewerkt.
data
Dit zijn de terugroepdata.
Gekleurde pictogrammen vertegenwoordigen dezelfde statussen voor het oproepen van kleuren als voor de weergave van Tooltip-effectiviteit.
Klik op een van deze data voor bewerkbare informatie voor de terugroepactie.
Als u deze velden bewerkt en op Bijwerken klikt, wordt de weergave onmiddellijk bijgewerkt.
Eerdere contacten met patiënten worden geregistreerd als pictogrammen in de kolom met eerdere contacten.
Klik op een pictogram van een eerdere contactpersoon om de details van de contactpersoon weer te geven.
Klik op een van deze hyperlinks om een contactscherm weer te geven van waaruit u contact kunt opnemen met de patiënt. Een kleine ster achter het pictogram geeft de voorkeursmethode van contact aan.
Thuisadres. Terugroepen is per brief
Bedrijf's telefoon
Telefoon thuis
Telefoon thuis, sms
Mobiele telefoon
Mobiele telefoon, sms
U kunt handmatig contact opnemen met patiënten op een van de hierboven beschreven manieren of u kunt de terugroeplijst gewoon als telefoonlijst gebruiken en telefonisch contact opnemen met de patiënt. Als alternatief kunt u de aanzienlijke automatiseringsmogelijkheden van EXACT gebruiken en uw software alle terugroepcommunicatie en boekingen laten uitvoeren.
ALLEEN een link voor het terugroepen van een hygiënist naar een patiënt sturen
Tijdelijke oplossing: dit is een tijdelijke oplossing voor een probleem waarbij een praktijk een patiënt een online boekings-URL probeert te sturen voor alleen een Hygiënist-boeking, maar de patiënt een URL ontvangt voor de boeking van Hygiënist plus tandarts.
HOUD ER REKENING MEE DAT:
De e-mail/sms-sjabloon moet het samenvoegveld [Recall.URL] bevatten.
U kunt Administratie>Recalls beheren niet gebruiken - deze lijst stuurt altijd een URL voor het boeken van TANDARTS
en HYG Recall-afspraak als er datums zijn ingesteld in beide velden op het tabblad Patient Recall.
Om ALLEEN een Hygiënist Recall URL-link naar een Patiënt te sturen voor het boeken van een afspraak via het Online Recalls-systeem
Open Beheer > Lijsten met contactpersonen.
Klik op de knop Lijst maken om het scherm Lijst met contactpersonen maken weer te geven:
Kies in de lijst Patiënten selecteren de optie Recall List HYG.
Typ een beschrijving voor de lijst. Bijvoorbeeld HYG-Only Recalls.
Vink Lijst gebruiken voor het boeken van afspraken aan.
Klik op OK om het scherm Patiëntquery weer te geven, waar u de parameters kunt specificeren voor: Zonder afspraak binnen x periode, en de Terugroepperiode:
Klik op OK en klik vervolgens op JA om te bevestigen:
Vink vervolgens "ALLEEN hygiëne terugroepen" aan en klik op OK:
Op het volgende scherm hebt u een optie om te kiezen of u de terugroepacties van patiënten op de terugroeplijst wilt bijwerken, aangezien ze als voltooid zijn gemarkeerd. Als u (zoals de meeste praktijken) uw terugroepdatums instelt tijdens een operatie na de afspraak van de patiënt, laat u dit niet aangevinkt:
Klik op OK om de lijst uit te voeren en dan zie je het resultaatscherm:
Klik op OK om de lijst met patiënten te zien die aan de criteria voldoen.
Genereer in de lijst met patiënten ofwel een enkel e-mailbericht/sms-bericht voor de patiënt die u hebt gemarkeerd, of kies meerdere e-mails/sms'en.
Er worden dan meerdere e-mail/sms-herinneringen gegenereerd om naar alle patiënten op de lijst te worden verzonden. Deze bevatten alleen een URL-link voor het terugroepen van hygiëne in het bericht, zodat patiënten hun afspraak kunnen boeken via het online terugroepsysteem - zelfs als ze zowel een tandarts als een terugroepactie voor hygiënisten hebben ingesteld in hun patiëntendossier.
Een e-mail rechtstreeks vanuit het patiëntendossier verzenden
Als u rechtstreeks vanuit het patiëntendossier een e-mail verstuurt, ziet u dit scherm:
U kunt dan weer kiezen voor terugroepen van de tandarts, terugroepen van hygiëne of beide.
HOUD ER REKENING MEE DAT:
De e-mail/sms-sjabloon moet het samenvoegveld [Recall.URL] bevatten.
U kunt Administratie>Recalls beheren niet gebruiken - deze lijst stuurt altijd een URL voor het boeken van TANDARTS
en HYG Afspraak terugroepen als er datums zijn ingesteldAls een patiënt geen automatische recall heeft ontvangen of u wilt de recall opnieuw versturen, dan kunt u dit doen via recalls beheren.
Ga naar Administratie - Recalls beheren.
Dubbelklik op de maand waarin u actie wilt ondernemen.
U krijgt nu de lijst met patiënten te zien die in deze maand een recall hebben.
Klik op een contactmethode aan de rechterkant.
E-mail:
Selecteer (indien gewenst) de behandelaar.
Selecteer een e-mail sjabloon. Let op dat het e-mail sjabloon het [recall.url] samenvoegveld bevat zodat de patiënt de afspraak online kan boeken.
De beschrijving is het onderwerp van de e-mail en kunt u indien gewenst aanpassen.
Klik op ‘OK’ en klik in het volgende scherm op ‘Verzenden’ om de e-mail te versturen.
SMS:
Selecteer het sms tabblad.
Selecteer (indien gewenst) de behandelaar.
Selecteer een sms sjabloon. Let op dat het sms sjabloon het [recall.url] samenvoegveld bevat zodat de patiënt de afspraak online kan boeken.
Klik op ‘OK’ en op het volgende scherm weer op ‘OK’ om de sms te versturen.