...
Statistieken bijhouden over hoe goed de praktijk zich heeft gehouden aan de geconfigureerde afspraakworkflowafspraken workflow.
Dit verslag maakt deel uit van de groep ‘Praktijkbeheer’ en heeft de volgende beschrijving: Aantal afspraken die de gewenste workflow hebben doorlopen in getallen en percentages inclusief fouten ontstaan in workflow, door gebruikers en patientenpatiënten.
Vereisten voor het verslag
De functie Afspraakworkflow Afspraken workflow is ingeschakeld (zie ook Afspraken workflow activeren).
Een historische audit trail historie (acties door gebruikers) voor data.
...
Ga naar Administratie - Verslagen.
Dubbelklik op ‘Afspraak workflow’.
Vul de gewenste datums in.
Klik vervolgens op ‘Afdrukken’, ‘Voorbeeld’, ‘E-mail’ of ‘Exporteren’.
...
Actie nodig | Dit zijn de acties die de receptionisten moesten receptie moest uitvoeren, zoals vermeld in de vertrektaaklijstvertreklijst. |
# nodig | Het totale aantal per actietypeactie, inclusief degene die zijn geslaagdgelukt, is mislukt en uitgesteld. In het bovenstaande voorbeeld voor de actie Geplande behandeling boeken: 20 mislukt + 79 geslaagd + 1 uitgesteld = 100 |
# mislukt | Het Het aantal dat dat is mislukt per actietype.Mislukkingen zijn het aantal afspraken waarbij beoefenaars niet op een of meer van de aangepaste optiekoppelingen in de workflow hebben geklikt, wanneer ze dit moesten doenactie. Een actie is mislukt als de gebruiker de benodigde taak in de vertreklijst niet heeft uitgevoerd. |
% mislukt | Het Het percentage dat dat is mislukt per actietypeactie. |
# gelukt | Het Het aantal dat dat is geslaagd gelukt per actietypeactie. Successen worden geteld als het aantal afspraken waarbij een beoefenaar op ALLE aangepaste optiekoppelingen in de afsprakenworkflow heeft geklikt, indien nodigEen actie is gelukt als de gebruiker de benodigde taak in de vertreklijst heeft uitgevoerd. |
% gelukt | Het Het percentage dat dat is mislukt gelukt per actietypeactie. |
Uitgesteld | Aangepaste beschrijving van Beschrijving waarom de uitgestelde actie als uitgesteld is aangeduid. |
# uitgesteld | Het Het aantal dat dat is uitgesteld per actietypeactie. |
% uitgesteld | Het Het percentage dat dat is uitgesteld per actietypeactie. |
Mogelijke acties
...
Geplande Boek geplande behandeling boekenMislukkingen worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten geen | Mislukt zijn afspraken waarvoor patiënten niet de geplande behandeling hebben geboekt wanneer ze dit wel moesten doen en de online boekingslink niet hebben ontvangen. Uitgestelde items worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten geen geplande behandeling hebben geboekt wanneer dit nodig was, maar de koppeling Online boeken hebben ontvangen. Successen worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten een geplande behandeling hebben geboekt wanneer dit nodig was. | ||
Boek Tandarts Recall | Mislukkingen worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten geen tandarts-recall hebben geboekt wanneer ze dit moesten doen. Successen worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten een tandarts-recall boekten wanneer dit nodig was. | ||
Boek Hygiënist Recall | Mislukkingen worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten geen recall-actie voor hygiënisten hebben geboekt wanneer ze dit moesten doen. Successen worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten een recall-actie voor hygiënisten hebben geboekt wanneer dit nodig was. | ||
Betaling accepteren | Mislukkingen worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten geen betaling hebben gedaan wanneer zij dit moesten doen. Successen worden geteld als het aantal afspraken waarbij en er is geen online afspraken link verstuurd. Gelukt zijn afspraken waarvoor patiënten de geplande behandeling hebben geboekt. Uitgesteld zijn afspraken waarvoor patiënten niet de geplande behandeling hebben geboekt, maar er is een online afspraken link verstuurd. | ||
Boek TA recall | Mislukt zijn afspraken waarvoor patiënten niet de tandarts recall hebben geboekt. Gelukt zijn afspraken waarvoor patiënten de tandarts recall hebben geboekt. | ||
Boek HYG recall | Mislukt zijn afspraken waarvoor patiënten niet de hygiëniste recall hebben geboekt. Gelukt zijn afspraken waarvoor patiënten de hygiëniste recall hebben geboekt. | ||
Betaling ontvangen | Mislukt zijn afspraken waarvoor patiënten geen betaling hebben gedaan en dit was wel vereist. Gelukt zijn afspraken waarvoor patiënten indien nodig een betaling hebben gedaan. NotitieLet op:
| Verzamel mobiel | Mislukkingen worden geteld als het aantal afspraken waarbij
|
Mobiel ingevuld | Mislukt zijn afspraken waarvoor patiënten geen mobiel nummer hebben opgegeven toen ze , dit was wel moesten doen, vereist en de gebruiker niet de optie "prompt ‘Herinneren in 12 maanden" selecteerde.Uitgestelde items worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten indien nodig maanden’ was niet geselecteerd. Gelukt zijn afspraken waarvoor patiënten indien nodig een mobiel nummer hebben opgegeven. Uitgesteld zijn afspraken waarvoor patiënten geen mobiel nummer hebben opgegeven, maar de gebruiker wel dit was wel vereist en de optie "prompt ‘Herinneren in 12 maanden" heeft maanden’ was geselecteerd. Successen worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten indien nodig een mobiel nummer hebben opgegeven. | ||
Verzamel e-mail | Toont het aantal afspraken waarbij patiënten een e-mailadres moesten opgeven via de workflow voor afspraken, voor afspraken in het datumbereik. Mislukkingen worden geteld als het aantal afspraken waarbij E-mail ingevuld | Mislukt zijn afspraken waarvoor patiënten geen e-mailadres hebben opgegeven, dit was wel vereist en de optie ‘Herinneren in 12 maanden’ was niet geselecteerd. Gelukt zijn afspraken waarvoor patiënten indien nodig een e-mailadres hebben opgegeven. Uitgesteld zijn afspraken waarvoor patiënten geen e-mailadres hebben opgegeven toen ze , dit was wel moesten doen vereist en de gebruiker niet de optie "prompt binnen 12 maanden" heeft geselecteerd. Uitgestelde items worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten indien nodig geen e-mailadres hebben opgegeven, maar de gebruiker wel de optie "prompt in 12 maanden" heeft geselecteerd. Successen worden geteld als het aantal afspraken waarbij patiënten indien nodig een e-mailadres hebben opgegeven. | |
Verzamel marketingvergunning | Er is steeds meer een besef dat bedrijven expliciete en ondubbelzinnige registratie van toestemming voor marketingactiviteiten vereisen. | ||
Aangepaste actie | Afspraken die een of meer aangepaste optieberichten hebben ontvangen (zoals toegevoegd aan de vertrektaaklijst door beoefenaars) OPMERKING: Voor aangepaste opties is een succes de beoefenaar die op alle koppelingen naar aangepaste opties klikt als onderdeel van de workflow en een Mislukking is dat de beoefenaar een van de koppelingen mist als onderdeel van de workflow. |
Het gebied Details van mislukte workflows:
optie ‘Herinneren in 12 maanden’ was geselecteerd. | |
Toestemming voor contact | Mislukt zijn afspraken waarvoor patiënten geen toestemming voor contact hebben ingevuld en dit was wel vereist. Gelukt zijn afspraken waarvoor patiënten indien nodig een toestemming voor contact hebben ingevuld. |
Custom opties | Mislukt zijn afspraken waarvoor de receptie op geen of niet alle custom opties heeft geklikt. Gelukt zijn afspraken waarvoor de receptie op alle custom opties heeft geklikt. |
Afspraken met mislukte workflow
Elke regel is een afspraak met een mislukte workflow.
De kolommen zijn afhankelijk van geconfigureerde parameters.
Report format:
...
Report logic
Compliance is shown by the number and percentage of patients that unsuccessfully completed the actions in their departure list, split by each action line.
Failure to comply is reported where patients did not complete departure actions on that day.
The number of reported action items depends on
The practice setup in the configuration wizard and the items that were required to be completed per patient.
The remaining options are Mobile Number not Collected, Email Address not Collected and Custom Option not Completed.
IMPORTANT: Each appointment's actions are checked for completion on the same day as the appointment, so any action postponed to another day will be audited as incomplete / failed. For example, If the patient had an appointment on Monday but came back on Tuesday to make a payment, the report won't record the payment as completed. So, If you have to postpone an action, try to postpone it for later on the same day.
Report layout
...
The Report Summary area:
...
Columns:
...
Action required
...
These are the actions that the receptionists were required to perform, as listed on the Departure Task List.
...
# Required
...
The total number per action type, including those that succeeded, failed and were postponed.
In the above example for the Book Planned Treatment action:
20 failed + 79 Succeeded + 1 Postponed = 100
...
# Failed
...
The number that failed per action type.
Failures are the number of appointments where practitioners did not click on 1 or more of the custom option links in the workflow, when they were required to do so.
...
% Failed
...
The percentage that failed per action type.
...
# Succeeded
...
The number that Succeeded per action type.
Successes are counted as the number of appointments where a practitioner clicked ALL of the custom option links in the appointment workflow, when required to do so.
...
% Succeeded
...
The percentage that failed per action type.
...
Postponed
...
Custom description of the postponed action.
...
# Postponed
...
The number that were postponed per action type.
...
% Postponed
...
The percentage that were postponed per action type.
Types of Action:
...
Book Planned Treatment
...
Failures are counted as the number of appointments where patients did not book planned treatment when they were required to do so, and did not get sent the Online Booking link.
Postponed items are counted as the number of appointments where patients did not book planned treatment when required to do so, but were sent the Online Booking link.
Successes are counted as the number of appointments where patients did book planned treatment when required to do so.
...
Book Dentist Recall
...
Failures are counted as the number of appointments where patients did not book a dentist recall when they were required to do so.
Successes are counted as the number of appointments where patients did book a dentist recall when required to do so.
...
Book Hygienist Recall
...
Failures are counted as the number of appointments where patients did not book a hygienist recall when they were required to do so.
Successes are counted as the number of appointments where patients did book a hygienist recall when required to do so.
...
Take Payment
...
Failures are counted as the number of appointments where patients did not make a payment when they were required to do so.
Successes are counted as the number of appointments where patients did make a payment when required to do so.
Note:
There is no deferral or patient declined action for this
Payments missed will be retrospectively marked as successes if a later workflow on the same day takes payment from the patient
Payments taken outside of the workflow on the same day will not retrospectively mark a workflow as successful
...
Collect Mobile
...
Failures are counted as the number of appointments where patients did not provide a mobile number when they were required to do so, and the user did not select the "prompt in 12 months" option.
Postponed items are counted as the number of appointments where patients did not provide a mobile number when required, but the user did select the "prompt in 12 months" option.
Successes are counted as the number of appointments where patients did provide a mobile number when required.
...
Collect Email
...
Shows the number of appointments where patients were required to provide an email address via the appointment workflow, for appointments in the reporting date range.
Failures are counted as the number of appointments where patients did not provide an email address when they were required to do so, and the user did not select the "prompt in 12 months" option.
Postponed items are counted as the number of appointments where patients did not provide an email address when required, but the user did select the "prompt in 12 months" option.
Successes are counted as the number of appointments where patients did provide an email address when required.
...
Collect Marketing Consent
...
Increasingly there is an awareness that businesses require explicit and unambiguous recording of consent for marketing activities.
...
Custom Action
...
Appointments that received one or more custom options messages (as added to the Departure Task List by practitioners)
NOTE: For Custom options a Success is the practitioner clicking all of the custom option links as part of the workflow and a Failure is a practitioner missing any of the links as part of the workflow.
The Details of Failed Workflows area:
Each line represents an appointment with a failed workflow.
The columns depend on configured parameters.