Automatische recalls kunnen geactiveerd worden geactiveerd zodat patiënten een sms of e-mail ontvangen wanneer ze weer een afspraak moeten maken.
Ga naar Administratie - Recalls beheren.
Klik op de moersleutel.
Klik in het ‘Recallparameters’ scherm op ‘Automatisering’.
Vink ‘Voer recalls automatisch uit’ zodat Evolution elke dag automatisch de recalls uitvoert.
Vink ‘Mijn praktijk verstuurd recalls voor de mondhygiënist’ aan als u ook recalls voor de mondhygiëniste wilt versturen..
De recalls worden alleen verzonden volgens de ingestelde contactmomenten en -methodes.
Klik op een contactmoment om deze te wijzigen of klik op de prullenbak voor bij het contactmoment om deze te verwijderen.
Klik op een contactmethode om deze in te stellen.
Selecteer een contactmethode aan de linkerkant en gebruik de ‘>>’ knop om de methode te gebruiken.
U kunt op het ‘Selecteer e-mailsjablonen voor recalls’ scherm met behulp van contactlijsten bepaalde patiëntgroepen selecteren door op ‘Voeg een andere patiëntengroep toe’ te klikken.
Selecteer welke sjablonen u wilt gebruiken voor de recall. U kunt dit specificeren voor enkele patiënten, families en per patiëntengroep.
Klik op ‘OK’ om de contactmethode toe te voegen.
Om een al ingestelde contactmethode te wijzigen, selecteert u deze aan de rechterkant en klikt u op de ‘e│d’ knop.
Om een contactmethode te verwijderen, selecteert u deze aan de rechterkant en klikt u vervolgens op de ‘<<’ knop.
Evolution gebruikt de methodes gebaseerd op de contact voorkeur contactvoorkeur van de patiënt en anders op de gewenste volgorde zoals u die deze heeft ingesteld. U kunt de volgorde van de methodes wijzigen met behulp van de pijltjesknoppen.
Klik op ‘OK’ om de wijzigingen op te slaan.
Check the ordering of your Contact Methods:
When recalling, EXACT will attempt contacts in the specified order of Contact Methods, unless the Patient has a preference registered in the Patient File, in which case EXACT will use that preferred contact method.
For a Patient without any registered preference, EXACT will try to contact a patient by means of the first method, and if this fails, it will try the next, and then the next if necessary:
...
To re-order the Automated recall Contact Methods
Select a Method and then use the up/down arrows:
...
To edit the Automated Recall Contact Method
Select it and then click the Edit (e|d) button:
...
or
You can also edit by clicking a contact method from the Recall Automation screen:
...
In het scherm Recall-automatisering kunt u zien wanneer recalls zijn geconfigureerd om te verzenden en welke methoden worden gebruikt.
U kunt meerdere opeenvolgende aangepaste terugroepacties instellen. Bijvoorbeeld:
Volgende maand herinnert aan al die geplande afspraken volgende maand,
Deze maand herdenkt al diegenen die vorige maand de terugroepactie hebben ontdoken en deze maand een afspraak hebben,
Vorige maand herinnert aan al diegenen die de terugroepactie ontweken in de eerste twee acties, en die vorige maand op hun afspraak stonden.
6 Months Ago herinnert aan al diegenen die de terugroepactie ontdoken in alle bovenstaande acties, en die 6 maanden geleden een afspraak hadden moeten maken.
12 maanden geleden is geen terugroepactie, maar een melding dat de praktijk stopt met terugroepen.
Specificeer WANNEER:
Begin met het selecteren van wanneer u contact opneemt met patiënten op basis van wanneer hun terugroepacties moeten plaatsvinden.
De bovenstaande schermafbeelding toont de contactpunten voor de volgende maand, deze maand en de vorige maand. U kunt echter eenvoudig meer contactpunten aanmaken.
Om een Contactpunt aan te maken:
Klik op de hyperlink Contactpunt toevoegen:
Vul de details in het scherm Contactpuntdetail in en klik vervolgens op OK:
U ziet een scherm Contactmethoden selecteren voor het toevoegen van methoden aan het Contactpunt (hoe EXACT contact opneemt met een patiënt):
Specificeer HOE:
Klik op een contactmethode aan de linkerkant en klik op de knop >>. Bijvoorbeeld sms:
Er wordt onmiddellijk een scherm Sjablonen selecteren weergegeven, van waaruit u kunt specificeren welke sjablonen moeten worden verzonden voor één patiënt of voor familie:
(In het bovenstaande voorbeeld werken we met de standaard groep Alle patiënten, waarvoor we sjablonen zullen toevoegen. Maar wat als u voor sommige mensen binnen die groep andere sjablonen wilt gebruiken? Of wat als u een aangepaste sjabloon wilt gebruiken per aanbieder?
In dit geval moet u Patiëntgroepen toevoegen en de specifieke sjablonen per groep specificeren. Wanneer EXACT vervolgens terugroepacties verzendt, zal het eerst de aangepaste groep proberen voordat de groep Alle patiënten wordt geprobeerd.
Specificeer sjablonen voor de contactmethode:
Elke dropdown-optie die u leeg laat, wordt gewoon genegeerd door EXACT.
Terwijl u een vervolgkeuzelijst markeert, verschijnt er een selector naast:
U hebt dan de mogelijkheid om een sjabloon te selecteren in het vervolgkeuzemenu of door op de selector te klikken
en het openen van het venster Sjablonen bekijken:
Selecteer de juiste sjablonen, totdat u de sjablonen hebt geïdentificeerd die u nodig hebt (laat de vakjes leeg waar u geen sjablonen nodig hebt):
Klik op OK om terug te keren naar het scherm Contactmethoden selecteren, met uw methode nu correct aan de rechterkant:
Herhaal deze procedure voor verdere contactmethoden.
Controleer de volgorde van uw contactmethoden:
Bij het terugroepen zal EXACT proberen contacten te leggen in de gespecificeerde volgorde van contactmethoden, tenzij de patiënt een voorkeur heeft geregistreerd in het patiëntendossier, in welk geval EXACT die geprefereerde contactmethode zal gebruiken.
Voor een Patiënt zonder geregistreerde voorkeur zal EXACT via de eerste methode proberen contact op te nemen met een patiënt, en als dit niet lukt, zal het de volgende proberen, en indien nodig de volgende:
Om de geautomatiseerde terugroepactie opnieuw te bestellen Contactmethoden
Selecteer een methode en gebruik vervolgens de pijlen omhoog/omlaag:
De geautomatiseerde contactmethode voor terugroepen bewerken:
Selecteer het en klik vervolgens op de knop Bewerken (e|d):
of
U kunt ook bewerken door op een contactmethode te klikken in het scherm Recall Automation:
We raden de volgende configuratie aan voor de meest effectieve automatische recalls:
...