Het is van belang om aan te duiden in Evolution in welk stadium de patiënt zich bevindt (aankomst, in de stoel, vertrek) zodat alle taken in de workflow op het juiste moment kunnen worden verwerkt.
De workflow verloopt via een aantal fasen die worden geïdentificeerd door de volgende status iconen:
De deelnemers aan de workflow zijn de patiënt, de receptie en de behandelaar (tandarts of hygienist). De workflow volgt de patient in de praktijk en verschillende softwarefuncties worden geactiveerd als de status van de patient verandert.
De acties van de receptie en behandelaar worden bijgehouden door het systeem en het verslag Afspraak workflow toont de mate van naleving aan.