Het is mogelijk om binnen Evolution SMS berichten te ontvangen van patiënten.
SMS antwoorden kan gebruikt worden voor:
Eenmalige berichten
Contactlijsten waarbij een antwoord van de patiënt gewenst is.
Bevestigen of annuleren van een afspraak.
Het is mogelijk om sleutelwoorden in te stellen die door Evolution automatisch worden verwerkt.
De ontvangen SMS berichten kunnen worden gezien door op een knop te klikken in de werkbalk of het activiteitstabblad SMS antwoorden op het afsprakenboek. Het overzicht met antwoorden is ook beschikbaar via Administratie - Beheer SMS antwoorden.
Sms antwoorden gebruiken
In het overzicht kunt u alle berichten terugvinden waarvan het antwoord niet overeenkomt met het sleutelwoord en die daarom handmatige gekoppeld moeten worden. Indien het antwoord een afspraak bevestiging is en de u heeft de sms kunnen koppelen klikt u op de knop bevestig afspraak, de afspraak staat nu in het afsprakenboek. Indien het een annulering is klikt op annuleer de afspraak en deze word nu geannuleerd in het afsprakenboek.
Status icoontjes in het afsprakenboek
In het afsprakenboek komt er naast de patiënt een telefoon icoontje te staan als u de patiënt een sms heeft verstuurd.
Indien u wilt weten wat welke kleur telefoon betekend scrolt u met uw muis over het telefoon icoontje er word dan aangegeven wat het telefoontje betekend. Hier onder vind u een lijst van alle mogelijke telefoon statussen.
Handmatig een sms antwoord koppelen
Het gebeurt wel eens dat iemand niet het juiste trefwoord terug stuurt waardoor het sms antwoord het trefwoord niet herkent en dan geen afspraak maakt of een antwoord terug stuurt. In dit geval dient u de sms handmatig te koppelen met de originele sms die verzonden was naar de patiënt. Als de sms eenmaal gekoppeld is aan het juiste verzonden sms zal het automatische proces weer verder gaan.
Wanneer dient u zelf een sms te koppelen:
Als u een sms ontvangt die niets met een afspraak herinnering te maken heeft.
Als het sleutelwoord in de sms niet overeenkomt met het ingestelde sleutelwoord.
Als het sleutelwoord klopt maar de sms al als voltooid is aangevinkt in de sms lijst.
Als het sleutelwoord klopt maar het nummer niet overeenkomt met het nummer van de patiënt.
Als u handmatig een sms herinnering maakt, de sms word dan automatische naar het sms antwoord tab gestuurd.
U kunt een sms koppelen door de volgende stappen te volgen.
Klik op configureren > beheer sms
Klik op Antwoord koppelen en selecteer het juiste sms bericht.
Klik op bevestig afspraak om te bevestigen dat u de juiste patiënt heeft.
Vink het verzonden sms’je aan om deze te voltooien. ( als de sms voltooid is, is deze niet meer zichtbaar in de sms lijst)
Overige informatie
Sleutelwoorden zijn niet hoofdlettergevoelig, “ja” is hetzelfde als “JA”. Automatische verwerking van de ontvangen berichten werkt alleen als het enige woord wat teruggestuurd is het sleutelwoord is.
Houd u er rekening mee dat een sleutelwoord aan de onderstaande eisen moet voldoen:
Minimaal 1 teken.
Maximaal 25 tekens.
Er mogen geen spaties in zitten.
U kunt hetzelfde woord niet voor meerdere sms antwoorden gebruiken.
De gehele lijst met sleutelwoorden mag niet meer dan 250 tekens bevatten.