Als iemand als nieuwe patiënt boekt, dan wordt er een nieuwe patiëntenkaart aangemaakt. Er is de mogelijkheid dat deze persoon al een patiëntenkaart bij uw praktijk heeft. Het systeem controleert daarom op overeenkomsten zodra er een nieuwe patiëntenkaart wordt aangemaakt. Evolution controleert op de volgende voorwaarden:
Overeenkomende voor- en geslachtsnaam.
en/of overeenkomende geboortedatum.
en/of overeenkomend mobiel nummer.
en/of overeenkomend e-mailadres.
Als aan een van deze voorwaarden wordt voldaan, wordt de waarschuwing voor dubbele records weergegeven op het online afspraken tabblad en worden de overeenkomende records met rode tekst weergegeven.
Dubbele patiëntenkaart vaststellen en samenvoegen
Open het online afspraken tabblad.
Selecteer de desbetreffende patiënt met de waarschuwing.
Klik op ‘Duplicaten’.
Op het …. scherm kunt u de gegevens van de nieuwe en mogelijke bestaande patiënt zien. Gegevens die overeenkomen zijn met rood aangegeven.
Klik op ‘OK’ als het dezelfde patiënt betreft of klik op ‘Annuleren’ als het niet dezelfde patiënt is.
Het samenvoegen doet het volgende:
Merge the two records.
Associate the appointment to the existing patient record and retain it in the appointment tab.
Erase the now redundant new record.
Add a pop up NOTE to the destination Patient.
This note includes any details which could not be successfully merge into the Patients file, so that the user can make an informed decision and enter these extra details if they are applicable.
For example, here the Mobile phone number needs to be manually checked:
Use the pop up note guideline and check that the two records have merged successfully.
NOTE ON MANUALLY MERGING TWO PATIENTS:
When EXACT merges an online booking Patient with an existing Patient record, the new record is automatically deleted.
However, if a practitioner manually merges two patients by means of the Merge button in the Patients File, the source patient file is NOT deleted, so in this case the practitioner needs to manually mark the source patient file as ‘Inactive’.
The following details are merged
Patient fields:
First name
Second name
Last name
Prefix (Holland only)
Title
Also known as (Holland only - creates it if it is not present)
Initials
Sex
Date of birth
Home address and post code
Work address and post code
Home, mobile, and work phone and work phone contact
Alternative phone number and contact
Fax number, pager number
Email addresses
Patient records:
Patient x-rays and video
Contacts
Patient notes and dated notes
Charting
Appointments
Perio WHO and BPE (not sure if this includes new Holland perio)
Transactions and associated invoice lines
Waitlist entries
Denplan OHS
Pathology
Medical History (just integrated medical history only?)
Prescriptions
Recalls
Smile Surveys
NHS Pilot Information
Examine-Pro
3rd party link records (but not the actual third party data, which isn't held in our database)
Custom tabs