Recalls zijn ontworpen om automatisch in de achtergrond plaats te vinden. Het is echter belangrijk om de effectiviteit van de recalls te controleren om ervoor te zorgen dat er geen patiënten worden gemist en om indien nodig de recallsprocedure te verbeteren.
Om de effectiviteit van recalls te controleren, gaat u naar Administratie - Recalls beheren.
Hierdoor wordt het scherm Terugroepacties beheren weergegeven met uw overzicht van terugroepen. Het is een live, realtime weergave, dus als u een terugroepdatum wijzigt, wordt de lijst onmiddellijk bijgewerkt.
Recalls are designed to run via automation and once setup will run in the background without any user input required. However its important to monitor your recall effectiveness to ensure there are not patients being missed and highlight a potential need to improve your recall process.
To monitor recall effectiveness go to Administration->Manage Recalls
This will display the Manage Recalls screen showing your recall overview. It is live, real time display, so if you change a recall date, the list updates immediately.
The main screen displays statistics per month
The main screen displays figures and a colour graphical display per month:
The display includes Success percentages:
How these column figures are calculated:
Patients: If a patient has more than one recall, the recall is counted as one
Total Recalls: Total - Inactive - Do Not Recall
Total Success: Booked + Completed
Total Success %: Total Success / Total Recalls
Dentist: Dentist Total - Dentist Inactive - Dentist Do Not Recall
Dentist Success: Dentist Booked + Dentist Completed
Dentist Success %: Dentist Success / Dentist
Hygienist: Hygienist Total - Hygienist Inactive - Hygienist Do Not Recall
Hygienist Success: Hygienist Booked + Hygienist Completed
Hygienist Success %: Hygienist Success / Hygienist
The Effectiveness graphic display has a colour code, and you can mouseover (hover your mouse cursor over) any line to see a detailed tooltip breakdown of recall types.
The data in the graphical display is Live, so as you change recall dates in EXACT, it updates instantly, providing a visual snapshot of your recall effectiveness at any moment:
Because recalls are a critical element to the success of most dental practices, this display can be used as an instant snapshot of business health. Over time you can use it as a dynamic barometer to gauge the effectiveness of your recall policies.
For example, the predominance of red in a screen would be worrying.
Roll over any graph area for tooltip Effectiveness statistics display:
Dark green (Booked): Patients with recalls whose appointments have been booked.
Light green (Future): Patients with a recall date in the future who do not have appointments.
Light blue (Completed): Patients who have completed their recall. Appointment has been booked and treatment charged.
Dark blue (Moved On): Patients with appointments that have been postponed and the Recall date moved forward. Moved On will only show if the recall date was advanced after the recall date (they were a failure when the recall date was advanced).
Grey (Inactive): Patients who are have been marked as Inactive on the patients details screen. They are permanently lost to the Practice.
Dark red (Do not recall): Patient who have had their recall marked as Do not recall on the patients recall tab.
Red (Failures): Patients who failed to be recalled, with no further planned recalls or appointment bookings
The red failure status is the area you should focus on, why didn't they book their recall?
You can double click each month to delve deeper and see information about those patients and what contacts they received.
The Month View displays the details of its recall patients.
The Recall Month Overview will show you each patient, their recall date(s) and status(es). What contacts they have already have and what contact methods are available for that patient.
We suggest focusing on patients that have not received a contact or missed contacts and looked at sending this manually and consider changing the recall procedure top capture. You may even want to consider phoning the patient if he email/sms/letter methods have been unsuccessful.
You can use the Filter option to display the desired patients based on:
Group by Family - Only shows the head of the family household and not each individual family members
Who are Family Members - Only shows patients who belong to a family under Patient Details.
You could for example use these filter to show patients who have been missed by the automation not received a contact or focus on a particular providers patients.
Sending Recall communications manually is covered in article - Manually Sending Recalls to Patients
Changing Recall configuration is covered in article - Enabling/Updating Recall Automation
Het hoofdscherm toont statistieken per maand
Het hoofdscherm toont cijfers en een grafisch kleurendisplay per maand:
De weergave bevat succespercentages:
Hoe deze kolomcijfers worden berekend:
Patiënten: als een patiënt meer dan één terugroepactie heeft, wordt de terugroepactie als één geteld
Totaal terugroepen: Totaal - Inactief - Niet terugroepen
Totaal succes: geboekt + voltooid
Totaal succes%: totaal succes / totaal aantal terugroepacties
Tandarts: Tandarts Totaal - Tandarts inactief - Tandarts weet niet meer
Tandartssucces: tandarts geboekt + tandarts voltooid
Tandarts succes %: tandarts succes / tandarts
Hygiënist: Hygiënist Totaal - Hygiënist Inactief - Hygiënist Niet terugroepen
Hygiënist Succes: Hygiënist Geboekt + Hygiënist Voltooid
Hygiënist Succes %: Hygiënist Succes / Hygiënist
De grafische weergave van Effectiviteit heeft een kleurcode en u kunt met de muis over een regel gaan (met de muisaanwijzer over een regel gaan) om een gedetailleerde tooltip-uitsplitsing van terugroeptypen te zien.
De gegevens in het grafische display zijn live, dus als u de terugroepdatums in EXACT wijzigt, worden deze onmiddellijk bijgewerkt, zodat u op elk moment een visuele momentopname kunt maken van de effectiviteit van uw terugroepactie:
Omdat terugroepacties een cruciaal element zijn voor het succes van de meeste tandartspraktijken, kan dit display worden gebruikt als een momentopname van de bedrijfsgezondheid. Na verloop van tijd kunt u het gebruiken als een dynamische barometer om de effectiviteit van uw terugroepbeleid te meten.
Het overwicht van rood in een scherm zou bijvoorbeeld zorgwekkend zijn.
Rol over een willekeurig grafiekgebied voor tooltip Weergave van effectiviteitsstatistieken:
Donkergroen (Geboekt): Patiënten met terugroepacties waarvan de afspraken zijn geboekt.
Lichtgroen (Toekomst): Patiënten met een terugroepdatum in de toekomst die geen afspraak hebben.
Lichtblauw (voltooid): patiënten die hun terugroepactie hebben voltooid. Afspraak is geboekt en behandeling in rekening gebracht.
Donkerblauw (Verplaatst): Patiënten met afspraken die zijn uitgesteld en waarvan de terugroepdatum is verschoven. Verplaatst Aan wordt alleen weergegeven als de terugroepdatum werd vervroegd na de terugroepdatum (ze waren een mislukking toen de terugroepdatum werd vervroegd).
Grijs (inactief): patiënten die zijn gemarkeerd als inactief op het scherm met patiëntgegevens. Ze zijn permanent verloren voor de praktijk.
Donkerrood (niet herinneren): patiënt bij wie de terugroepactie is gemarkeerd als niet herinneren op het tabblad terugroepactie van de patiënt.
Rood (mislukkingen): patiënten die niet konden worden teruggeroepen, zonder verdere geplande terugroepacties of afspraakboekingen
De rode storingsstatus is het gebied waarop u zich moet concentreren, waarom hebben ze hun terugroepactie niet geboekt?
U kunt elke maand dubbelklikken om dieper te graven en informatie te zien over die patiënten en welke contacten ze hebben ontvangen.
De maandweergave toont de details van de teruggeroepen patiënten.
Het overzicht van de terugroepmaand toont u elke patiënt, hun terugroepdatum(s) en status(sen). Welke contacten ze al hebben en welke contactmethoden voor die patiënt beschikbaar zijn.
We raden aan om ons te concentreren op patiënten die geen contact hebben ontvangen of gemiste contacten en hebben gekeken naar het handmatig verzenden hiervan en overwegen om de terugroepprocedure te wijzigen top capture. U kunt zelfs overwegen de patiënt te bellen als de e-mail/sms/brief-methode niet is gelukt.
U kunt de optie Filter gebruiken om de gewenste patiënten weer te geven op basis van:
Groeperen op gezin - toont alleen het hoofd van het gezinshuishouden en niet elk afzonderlijk gezinslid
Wie zijn gezinsleden - toont alleen patiënten die tot een gezin behoren onder Patiëntgegevens.
U kunt deze filter bijvoorbeeld gebruiken om patiënten die door de automatisering zijn gemist, geen contact te laten zien of zich te concentreren op patiënten van een bepaalde aanbieder.
Het handmatig verzenden van terugroepberichten wordt behandeld in het artikel - Handmatig terugroepen naar patiënten verzenden
Het wijzigen van de Recall-configuratie wordt behandeld in het artikel - Recall-automatisering inschakelen/updaten