Nadat de behandeling is voltooid moet de behandelaar de patient naar de vertreklijst verplaatsen zodat de receptie de vertreklijst kan voltooien.
Een patiënt verplaatsen naar de vertreklijst
Selecteer een behandeling of afspraak en klik op ‘Afbehandeld’ of ‘Factureren’. De afspraak wordt nu voltooid en het icoon op de afsprakenboek verandert van een stoel naar een hand.
U kunt de patiënt ook op vertreklijst plaatsen door op het stoel-icoon in de zijbalk (Zijbalk weergeven) te klikken. Deze verandert dan in het hand-icoon.
Volg de aanwijzingen voor het verwerken van het vertrek op. Deze kunnen zijn:
Recalls instellen (als er geen geplande behandelingen zijn)
(Zie Recall afspraken instellen voor afspraken workflow voor de configuratie)
De behandelaar heeft de mogelijkheid om de recall aan te passen voordat deze in de vertreklijst komt te staan op het volgende scherm:
Geplande behandelingen instellen
(Zie Geplande behandelingen instellen voor afspraken workflow voor de configuratie)
Met deze procedure kan de receptie geplande behandelingen inboeken voordat de patiënt de praktijk verlaat. Een andere optie is om een online booking link te sturen zodat de patiënt zelf de afspraak online kan boeken.
De behandelaar kan richtlijnen voor de geplande behandelingen instellen zodat de receptie de afspraak volgens deze richtlijnen kan boeken.
Doe de geplande behandelingen op de behandelkaart zetten maar nog niet aanvinken als voltooid.
Bij het verplaatsen van de patient naar de vertreklijst komt er nu een prompt om richtlijnen aan te geven voor het boeken van de geplande behandelingen. Vink aan welke afspraken moeten worden geboekt door de receptie. U kunt ook de tijdsduur van de afspraak invullen en de minimum periode voordat de afspraak kan plaatsvinden. Ook kunt u aanvullende details invullen voor de receptie.
Deze gegevens komen dan in de vertreklijst te staan en receptie kan deze gebruiken voor het boeken van de afspraak.
Geplande behandelingen instellen voor online booking
Idealiter boeken receptionisten geplande afspraken voordat de patiënten de praktijk verlaten. Dit is echter niet altijd mogelijk en een alternatief is om de patiënten een link te geven zodat ze zelf later online kunnen boeken. Hiervoor moet er aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
De praktijk moet de afspraken workflow hebben ingesteld want deze link kan alleen vanuit de vertreklijst worden verstuurd.
Om een geplande behandeling te
Receptionists may be prompted in the Departure Task List to issue patients with a web address for later patient self-booking of planned treatment appointments, if Providers meet certain requirements to make this work.
To meet Provider requirements for patient planned treatment online booking
The practice must have Appointment Workflow configured because a Planned Treatment Online Booking link can only be sent from its Departure Task List at the point of Patient checkout. There is no other way to send it.
A Patient requires an Appointment for Today’s Date.
The Patient requires a Treatment Plan on the Chart Tab, and a minimum of one appointment Planned, with time specified for the Service.
Only Patient planned appointments on the Chart Tab that are marked as To Be Booked will show in the Departure Task List, so Providers must know to tick this checkbox. They must also ensure that the planned treatment has an estimated time (duration). EXACT calculates the sum of the planned services per appointment, and this displays in the Edit Appointment screen Expected Time field:
When charting, the Provider needs to specify to Book this Appointment:
A) Double-click the Appointment to open the Edit Appointment window.
B) Check (tick) the Book this Appointment checkbox and complete all other details in the screen.
C) Check that the appointment has an Expected Time (duration), calculated automatically as the sum of the services' Estimated Times.
D) Click OK.
Receptionisten kunnen in de Vertrektakenlijst worden gevraagd om patiënten een webadres te geven voor het later zelf boeken van geplande behandelafspraken door de patiënt, als Aanbieders aan bepaalde vereisten voldoen om dit te laten werken.
Om te voldoen aan de vereisten van de aanbieder voor het online boeken van een door de patiënt geplande behandeling
De praktijk moet een afspraakwerkstroom hebben geconfigureerd, omdat een link voor een online boeking van een geplande behandeling alleen kan worden verzonden vanuit de takenlijst voor vertrek bij het afrekenen van de patiënt. Er is geen andere manier om het te verzenden.
Een patiënt heeft een afspraak nodig voor de datum van vandaag.
De patiënt heeft een behandelplan nodig op het tabblad Grafiek en minimaal één geplande afspraak, met een gespecificeerde tijd voor de service.
Alleen door de patiënt geplande afspraken op het tabblad Grafiek die zijn gemarkeerd als Te boeken, worden weergegeven in de Vertrektakenlijst, dus zorgverleners moeten weten dat ze dit selectievakje moeten aanvinken. Ze moeten er ook voor zorgen dat de geplande behandeling een geschatte tijd (duur) heeft. EXACT berekent de som van de geplande diensten per afspraak, en dit wordt weergegeven in het veld Verwachte tijd van het scherm Afspraak bewerken:
Bij het in kaart brengen moet de aanbieder specificeren om deze afspraak te boeken:
A) Dubbelklik op de afspraak om het venster Afspraak bewerken te openen.
B) Vink (vink aan) de Boek deze Afspraak check aan
C) Controleer of de afspraak een Verwachte Tijd (duur) heeft, automatisch berekend als de som van de Geschatte Tijden van de diensten.
D) Klik op OK.
Nadat de patiënt op de vertreklijst is geplaatst, kan de receptie de workflow afronden voor de uitstaande taken te voltooien.
Enabling Patient Online Booking of Planned