Automatische recalls kunnen worden geactiveerd zodat patiënten een sms of e-mail ontvangen wanneer ze weer een afspraak moeten maken.
U kunt een standaard sjabloon naar alle patiënten sturen of de sjablonen aanpassen voor bepaalde groepen patiënten.
U kunt de instelling van de automatisering van recalls ook vereenvoudigen door hygiënisten niet te gebruiken bij geautomatiseerde recalls.
Ga naar Administratie - Recalls beheren.
Klik op de moersleutel.
Klik in het ‘Recallparameters’ scherm op ‘Automatisering’.
Vink ‘Voer recalls automatisch uit’ zodat Evolution elke dag automatisch de recalls uitvoert.
Vink ‘Mijn praktijk verstuurd recalls voor mondhygiënist’ aan als u ook recalls voor de mondhygiëniste wilt versturen..
De recalls worden alleen verzonden volgens de ingestelde contactmomenten en -methodes.
Klik op een contactmoment om deze te wijzigen of klik op de prullenbak voor het contactmoment om deze te verwijderen.
Klik op een contactmethode om deze in te stellen.
Selecteer een contactmethode aan de linkerkant en gebruik de ‘>>’ knop om de methode te gebruiken.
U kunt op het ‘Selecteer e-mailsjablonen voor recalls’ scherm met behulp van contactlijsten bepaalde patiëntgroepen selecteren door op 'Voeg een andere patiëntengroep toe..
Selecteer welke sjablonen u wilt gebruiken voor de recall. U kunt dit specificeren voor enkele patiënten, families en per patiëntengroep.
Eenmaal geactiveerd, wordt het alleen verzonden volgens de contactpunten (wanneer contact opnemen) en methoden (contact opnemen) die op het scherm worden weergegeven. Hieronder bekijken we hoe u deze kunt instellen.
De algemene stappen voor het configureren van geautomatiseerde terugroepacties zijn:
Specificeer WANNEER u contact wilt opnemen met patiënten.
Specificeer de methoden voor HOE contact met patiënten op te nemen en welke SJABLONEN voor elke methode moeten worden gebruikt.
Voor patiënten die geen voorkeursmethode voor contacten hebben, specificeert u de voorkeursvolgorde van de contactmethoden (bijvoorbeeld eerst sms, dan e-mail en dan geposte brief).
Voeg optioneel aangepaste patiëntengroepen toe als u wilt dat bepaalde personen worden teruggeroepen door middel van specifieke sjablonen (gebruik bijvoorbeeld een tienersjabloon voor een groep jonger dan 19 jaar).
The broad steps to configure automated recalls are:
Specify WHEN to contact patients.
Specify the methods for HOW to contact patients, and which TEMPLATES to use for each method.
For patients who do not have a preferred method for contacts, specify the preferred ORDER of contact methods (for example, first try SMS, then Email, then posted letter).
Optionally add custom patient groups if you want specific people to be recalled by means of specific templates (for example, use a teen template for an Under 19s group).
When in the Recall automation screen you can when recalls configured to send and what methods are used.
You can setup multiple sequential custom recall actions. For example:
Next Month recalls all those due appointments next month,
This Month recalls all those who evaded recall last month, and are due appointments this month,
Last Month recalls all those who evaded recall in the first two actions action, and were due appointments last month.
6 Months Ago recalls all those who evaded recall in all of the above actions, and were due an appointment 6 months ago.
12 months ago is not a recall but a notification that the Practice will stop issuing recalls.
Specify WHEN:
Start by selecting when you will contact patients based on when their recalls become due.
The above screenshot displays Contact Points for Next Month, This Month and Last Month. However, you can easily create further Contact Points.
To create a Contact Point:
Click the Add Contact Point hyperlink:Complete the details in the Contact Point Detail screen, and then click OK:
You will see a Select Contact Methods screen, for adding methods to the Contact Point (how EXACT will contact a patient):
Specify HOW:
Click a Contact Method on the left and click the >> button. For example, SMS:
A Select Templates screen immediately displays, from which you can specify which templates to send for single patient or for family:
(In the above example we are working with the default All Patients group, for which we will be adding templates. However, what if you want to use different templates for some people within that grouping? Or what if you want to use a custom template per Provider?
In this case you need to Add patient groups, and specify the particular templates per group. When EXACT then sends recalls it will first try the custom group before trying the All Patients group.
Specify templates for the Contact Method:
Any dropdown option that you leave blank will simply be ignored by EXACT.
As you highlight a dropdown, a selector appears next to it:
You then have the option to select a template from the dropdown menu or by clicking the selector
and opening the View Templates window:
Select appropriate templates, until you have identified the templates that you require (leave boxes blank where you do not need templates):
Click OK to return to the Select Contact Methods screen, with your Method now correctly positioned at right:
Repeat this procedure for further Contact Methods.
Check the ordering of your Contact Methods:
When recalling, EXACT will attempt contacts in the specified order of Contact Methods, unless the Patient has a preference registered in the Patient File, in which case EXACT will use that preferred contact method.
For a Patient without any registered preference, EXACT will try to contact a patient by means of the first method, and if this fails, it will try the next, and then the next if necessary:
To re-order the Automated recall Contact Methods
Select a Method and then use the up/down arrows:
To edit the Automated Recall Contact Method
Select it and then click the Edit (e|d) button:
or
You can also edit by clicking a contact method from the Recall Automation screen:
In het scherm Recall-automatisering kunt u zien wanneer recalls zijn geconfigureerd om te verzenden en welke methoden worden gebruikt.
U kunt meerdere opeenvolgende aangepaste terugroepacties instellen. Bijvoorbeeld:
Volgende maand herinnert aan al die geplande afspraken volgende maand,
Deze maand herdenkt al diegenen die vorige maand de terugroepactie hebben ontdoken en deze maand een afspraak hebben,
Vorige maand herinnert aan al diegenen die de terugroepactie ontweken in de eerste twee acties, en die vorige maand op hun afspraak stonden.
6 Months Ago herinnert aan al diegenen die de terugroepactie ontdoken in alle bovenstaande acties, en die 6 maanden geleden een afspraak hadden moeten maken.
12 maanden geleden is geen terugroepactie, maar een melding dat de praktijk stopt met terugroepen.
Specificeer WANNEER:
Begin met het selecteren van wanneer u contact opneemt met patiënten op basis van wanneer hun terugroepacties moeten plaatsvinden.
De bovenstaande schermafbeelding toont de contactpunten voor de volgende maand, deze maand en de vorige maand. U kunt echter eenvoudig meer contactpunten aanmaken.
Om een Contactpunt aan te maken:
Klik op de hyperlink Contactpunt toevoegen:
Vul de details in het scherm Contactpuntdetail in en klik vervolgens op OK:
U ziet een scherm Contactmethoden selecteren voor het toevoegen van methoden aan het Contactpunt (hoe EXACT contact opneemt met een patiënt):
Specificeer HOE:
Klik op een contactmethode aan de linkerkant en klik op de knop >>. Bijvoorbeeld sms:
Er wordt onmiddellijk een scherm Sjablonen selecteren weergegeven, van waaruit u kunt specificeren welke sjablonen moeten worden verzonden voor één patiënt of voor familie:
(In het bovenstaande voorbeeld werken we met de standaard groep Alle patiënten, waarvoor we sjablonen zullen toevoegen. Maar wat als u voor sommige mensen binnen die groep andere sjablonen wilt gebruiken? Of wat als u een aangepaste sjabloon wilt gebruiken per aanbieder?
In dit geval moet u Patiëntgroepen toevoegen en de specifieke sjablonen per groep specificeren. Wanneer EXACT vervolgens terugroepacties verzendt, zal het eerst de aangepaste groep proberen voordat de groep Alle patiënten wordt geprobeerd.
Specificeer sjablonen voor de contactmethode:
Elke dropdown-optie die u leeg laat, wordt gewoon genegeerd door EXACT.
Terwijl u een vervolgkeuzelijst markeert, verschijnt er een selector naast:
U hebt dan de mogelijkheid om een sjabloon te selecteren in het vervolgkeuzemenu of door op de selector te klikken
en het openen van het venster Sjablonen bekijken:
Selecteer de juiste sjablonen, totdat u de sjablonen hebt geïdentificeerd die u nodig hebt (laat de vakjes leeg waar u geen sjablonen nodig hebt):
Klik op OK om terug te keren naar het scherm Contactmethoden selecteren, met uw methode nu correct aan de rechterkant:
Herhaal deze procedure voor verdere contactmethoden.
Controleer de volgorde van uw contactmethoden:
Bij het terugroepen zal EXACT proberen contacten te leggen in de gespecificeerde volgorde van contactmethoden, tenzij de patiënt een voorkeur heeft geregistreerd in het patiëntendossier, in welk geval EXACT die geprefereerde contactmethode zal gebruiken.
Voor een Patiënt zonder geregistreerde voorkeur zal EXACT via de eerste methode proberen contact op te nemen met een patiënt, en als dit niet lukt, zal het de volgende proberen, en indien nodig de volgende:
Om de geautomatiseerde terugroepactie opnieuw te bestellen Contactmethoden
Selecteer een methode en gebruik vervolgens de pijlen omhoog/omlaag:
De geautomatiseerde contactmethode voor terugroepen bewerken:
Selecteer het en klik vervolgens op de knop Bewerken (e|d):
of
U kunt ook bewerken door op een contactmethode te klikken in het scherm Recall Automation: