Doel van het verslag
Alle betalingen laten zien die zijn toegerekend binnen een specifieke periode, om behandelaars te betalen voor werk dat ze hebben gedaan en ontvangsten (betalingen) te tonen die zijn toegewezen aan facturen (en vice versa).
We bevelen dit verslag aan om behandelaars te betalen, want de behandeling is voltooid, de betaling is gedaan en de factuur en betaling zijn aan elkaar toegerekend. Het verslag geeft informatie over:
Totaal huidige ontvangsten.
Totaal aan facturen toegerekende ontvangsten.
Totaal ontvangsten die niet zijn toegerekend (voorgeschoten/vooraf betalingen).
Dit verslag maakt deel uit van de groep 'Betalingen’ en heeft de volgende beschrijving: Hiermee kunt u berekenen hoeveel aan medewerkers of PAs/hygiënisten moet worden betaald. Dit verslag bevat de nettobetalingscijfers nadat betalingscorrecties zijn toegepast.
We raden aan om eerst ervoor te zorgen dat alle betalingen aan facturen zijn toegerekend (zie ook Open transactie overeenstemming verslag).
Verslag uitvoeren
Ga naar Administratie - Verslagen.
Dubbelklik op ‘Toegerekende betalingen’.
Indien gewenst selecteer de behandelaars.
Vul de gewenste datums in.
Selecteer welk overzicht u wilt hebben:
Vink ‘Eenvoudig overzicht’ aan als u alleen een overzicht van het totaal per behandelaar wilt zien.
Vink ‘Overzicht op tandarts patiënt’ aan als u een overzicht wilt hebben van toegerekende betalingen voor patiënten van andere behandelaars (dit is de aanbevolen optie).
Vink ‘Overzicht op wie is betaald’ aan voor een overzicht van toerekeningen aan behandelaars aan wie de betalingen zijn gedaan.
Selecteer of u een alleen details, alleen samenvatting of details en samenvatting wilt hebben.
Vink ‘Verberg voorgeschoten betalingen’ aan als u voorgeschoten betalingen niet uitbetaald aan de behandelaars en behandelaars alleen betaald voor betalingen voor behandelingen die zijn voltooid.
Klik vervolgens op ‘Afdrukken’, ‘Voorbeeld’, ‘E-mail’ of ‘Exporteren’.
Voorbeeld van verslag
Kolommen
Date | Datum van de ontvangst/betaling. |
Gegevens | Het ontvangstnummer, de naam van de patiënt, de datum van het factuur en het factuurnummer dat is toegerekend aan de betaling. Ook laat het aanpassingen zien aan de betaling of het factuur. |
Behandelaar | Behandelaar die op de behandelkaart van de patiënt staat. |
Trns behandelaar | Behandelaar die op het factuur staat. Dit is ook de behandelaar aan wie de betaling wordt toegerekend. Om volledige en nauwkeurige toerekeningscijfers voor elke gespecificeerde behandelaar te krijgen, moet het verslag alles bevatten dat aan of van die behandelaar is toegerekend, inclusief ontvangsten en aanpassingen. Daarom kan deze kolom soms behandelaars bevatten die niet in de selectiecriteria waren opgenomen, als zij de behandelaar waren die de factuur of aanpassing heeft gemaakt. |
Tariefsoort | De tariefsoort van het factuur. |
Ontvangst | Totale waarde van het ontvangen bedrag. |
Correcties | Aanpassingen zoals bijvoorbeeld terugbetalingen. Factuurcorrecties worden niet hierin opgenomen. |
Zorgverz. | Totale waarde van het bedrag dat de zorgverzekering heeft betaald. |
Patiënt | Totale waarde van het bedrag dat de patiënt heeft betaald. |
Vooraf betaling | Alleen voorgeschoten/vooraf betalingen en deze zijn alleen zichtbaar als ‘Verberg voorgeschoten betalingen’ niet is aangevinkt. |
Totaal | Totale bedrag minus factuurcorrecties. |
Een ontvangstbewijs kan worden weergegeven als betaald aan de ene behandelaar maar toegewezen aan een andere behandelaar. Dit geeft aan dat toen de betaling oorspronkelijk werd gedaan, deze onder de eerste behandelaar was. Nadat de behandeling eenmaal was voltooid, werd deze overgedragen aan de juiste behandelaar.
Als een betaling niet volledig is toegerekend zal de tariefsoort ‘Onbekend’ zijn.
Ontvangsten die gerelateerd zijn aan een beginsaldo hebben geen tariefsoort en zijn vermeld als ‘OpenstPost’.
Als ontvangsten zijn toegerekend aan meerdere tariefsoorten dan zal bij de tariefsoort ‘….’ staan.
Payor Type 'Mixed'
Refund Adjustments are shown under Advanced Payment:
This also applies to an advanced payment that is partially refunded due to the treatment not yet being completed.
Transfers between Providers or Payors:
Transfers usually occur when there has been an adjustment or an overpayment.
If an advance payment is received to Provider A and the subsequent treatment is done by Provider B, and the invoice and receipt are allocated to each other, the transfer will show in the Transfers between Providers or Payors section:
Patient to Patient receipt transfers where the receiving patient has a credit balance which is unallocated:
For Patient to Patient receipt transfers where the receiving patient has a credit balance which is unallocated, the Payor column will show as Unknown. The original receipt from the transferring patient will stay as their original Payor Type.
Patient to Patient receipt transfers when the receipt is fully allocated:
For Patient to Patient receipt transfers when the receipt is fully allocated, the Payor column will show the applicable Payor from the invoice to which the payment was allocated.
Patient to Patient receipt transfers when the receipt transfer is to multiple invoices with more that one Payor:
For Patient to Patient receipt transfers when the receipt transfer is to multiple invoices with more than one Payor, the Payor column will show as Mixed.
Write Offs
Only write offs that are written off to a different provider from the original invoice Provider will show on the report, in the Transfers Between Providers or Payors section. Write offs to the same Provider as the original invoice do not involve receiving a payment and therefore should not appear.
Write offs will always have the same Payor and Provider as the invoice they are writing off, even if write offs are created for a batch of mixed Payor invoices.
Report Notes - "Unknown" Payors
You may see a line in the Notes section of the report:
The payor will be 'unknown' when the payment is not fully allocated at the time the payment was taken.
The receipt should not change from one report period to the next, so the report always uses the posting date position for the receipt as its starting value.
Consequently, the payor can remain 'unknown' even when the payment is later fully allocated.