...
Op het ‘Beheer recalls’ scherm kunt u een overzicht zien van de recalls. Het is een live, realtime weergave en de lijst wordt constant bijgewerkt.
Het hoofdscherm toont de statiekenstatistieken, succespercentages en een grafisch kleurendisplay per maand.
...
Maand | Maand waarin de recall datum van patiënt valt. | ||||
Patiënt | Aantal patientenpatiënten. Als een patiënt meerdere recalls (voor tandarts en PA/Hyg) heeft, dan telt de patiënt maar 1 keer mee. | ||||
Totaal recalls | Totaal recalls = totaal aantal patiënten - inactief - niet oproepen. | ||||
Totaal succesvol | Totaal succesvol = geboekt + voltooid. | ||||
Totaal succesvol (%) | Tandarts | Dent. success (%) | PA/Hyg. | Hyg. succesvol (%) | Effectiviteit |
...
Totaal succesvol % = totaal succesvol / totaal aantal |
...
recalls. |
Tandarts |
...
Tandarts |
...
= totaal tandarts - |
...
tandarts inactief - |
...
tandarts niet |
...
Tandartssucces: tandarts geboekt + tandarts voltooid
Tandarts succes %: tandarts succes / tandarts
Hygiënist: Hygiënist Totaal - Hygiënist Inactief - Hygiënist Niet terugroepen
Hygiënist Succes: Hygiënist Geboekt + Hygiënist Voltooid
Hygiënist Succes %: Hygiënist Succes / Hygiënist
De grafische weergave van Effectiviteit heeft een kleurcode en u kunt met de muis over een regel gaan (met de muisaanwijzer over een regel gaan) om een gedetailleerde tooltip-uitsplitsing van terugroeptypen te zien.
...
How these column figures are calculated:
Patients: If a patient has more than one recall, the recall is counted as one
Total Recalls: Total - Inactive - Do Not Recall
Total Success: Booked + Completed
Total Success %: Total Success / Total Recalls
Dentist: Dentist Total - Dentist Inactive - Dentist Do Not Recall
Dentist Success: Dentist Booked + Dentist Completed
Dentist Success %: Dentist Success / Dentist
Hygienist: Hygienist Total - Hygienist Inactive - Hygienist Do Not Recall
Hygienist Success: Hygienist Booked + Hygienist Completed
Hygienist Success %: Hygienist Success / Hygienist
The Effectiveness graphic display has a colour code, and you can mouseover (hover your mouse cursor over) any line to see a detailed tooltip breakdown of recall types.
The data in the graphical display is Live, so as you change recall dates in EXACT, it updates instantly, providing a visual snapshot of your recall effectiveness at any moment:
Because recalls are a critical element to the success of most dental practices, this display can be used as an instant snapshot of business health. Over time you can use it as a dynamic barometer to gauge the effectiveness of your recall policies.
For example, the predominance of red in a screen would be worrying.
...
Roll over any graph area for tooltip Effectiveness statistics display:
...
Dark green (Booked): Patients with recalls whose appointments have been booked.
Light green (Future): Patients with a recall date in the future who do not have appointments.
Light blue (Completed): Patients who have completed their recall. Appointment has been booked and treatment charged.
Dark blue (Moved On): Patients with appointments that have been postponed and the Recall date moved forward. Moved On will only show if the recall date was advanced after the recall date (they were a failure when the recall date was advanced).
Grey (Inactive): Patients who are have been marked as Inactive on the patients details screen. They are permanently lost to the Practice.
Dark red (Do not recall): Patient who have had their recall marked as Do not recall on the patients recall tab.
Red (Failures): Patients who failed to be recalled, with no further planned recalls or appointment bookings
The red failure status is the area you should focus on, why didn't they book their recall?
You can double click each month to delve deeper and see information about those patients and what contacts they received.
...
The Month View displays the details of its recall patients.
...
The Recall Month Overview will show you each patient, their recall date(s) and status(es). What contacts they have already have and what contact methods are available for that patient.
We suggest focusing on patients that have not received a contact or missed contacts and looked at sending this manually and consider changing the recall procedure top capture. You may even want to consider phoning the patient if he email/sms/letter methods have been unsuccessful.
...
You can use the Filter option to display the desired patients based on:
...
Group by Family - Only shows the head of the family household and not each individual family members
Who are Family Members - Only shows patients who belong to a family under Patient Details.
You could for example use these filter to show patients who have been missed by the automation not received a contact or focus on a particular providers patients.
Sending Recall communications manually is covered in article - Manually Sending Recalls to Patients
Changing Recall configuration is covered in article - Enabling/Updating Recall Automation
De gegevens in het grafische display zijn live, dus als u de terugroepdatums in EXACT wijzigt, worden deze onmiddellijk bijgewerkt, zodat u op elk moment een visuele momentopname kunt maken van de effectiviteit van uw terugroepactie:
Omdat terugroepacties een cruciaal element zijn voor het succes van de meeste tandartspraktijken, kan dit display worden gebruikt als een momentopname van de bedrijfsgezondheid. Na verloop van tijd kunt u het gebruiken als een dynamische barometer om de effectiviteit van uw terugroepbeleid te meten.
Het overwicht van rood in een scherm zou bijvoorbeeld zorgwekkend zijn.
Rol over een willekeurig grafiekgebied voor tooltip Weergave van effectiviteitsstatistieken:
Donkergroen (Geboekt): Patiënten met terugroepacties waarvan de afspraken zijn geboekt.
Lichtgroen (Toekomst): Patiënten met een terugroepdatum in de toekomst die geen afspraak hebben.
Lichtblauw (voltooid): patiënten die hun terugroepactie hebben voltooid. Afspraak is geboekt en behandeling in rekening gebracht.
Donkerblauw (Verplaatst): Patiënten met afspraken die zijn uitgesteld en waarvan de terugroepdatum is verschoven. Verplaatst Aan wordt alleen weergegeven als de terugroepdatum werd vervroegd na de terugroepdatum (ze waren een mislukking toen de terugroepdatum werd vervroegd).
Grijs (inactief): patiënten die zijn gemarkeerd als inactief op het scherm met patiëntgegevens. Ze zijn permanent verloren voor de praktijk.
Donkerrood (niet herinneren): patiënt bij wie de terugroepactie is gemarkeerd als niet herinneren op het tabblad terugroepactie van de patiënt.
Rood (mislukkingen): patiënten die niet konden worden teruggeroepen, zonder verdere geplande terugroepacties of afspraakboekingen
De rode storingsstatus is het gebied waarop u zich moet concentreren, waarom hebben ze hun terugroepactie niet geboekt?
U kunt elke maand dubbelklikken om dieper te graven en informatie te zien over die patiënten en welke contacten ze hebben ontvangen.
De maandweergave toont de details van de teruggeroepen patiënten.
Het overzicht van de terugroepmaand toont u elke patiënt, hun terugroepdatum(s) en status(sen). Welke contacten ze al hebben en welke contactmethoden voor die patiënt beschikbaar zijn.
We raden aan om ons te concentreren op patiënten die geen contact hebben ontvangen of gemiste contacten en hebben gekeken naar het handmatig verzenden hiervan en overwegen om de terugroepprocedure te wijzigen top capture. U kunt zelfs overwegen de patiënt te bellen als de e-mail/sms/brief-methode niet is gelukt.
U kunt de optie Filter gebruiken om de gewenste patiënten weer te geven op basis van:
Groeperen op gezin - toont alleen het hoofd van het gezinshuishouden en niet elk afzonderlijk gezinslid
Wie zijn gezinsleden - toont alleen patiënten die tot een gezin behoren onder Patiëntgegevens.
U kunt deze filter bijvoorbeeld gebruiken om patiënten die door de automatisering zijn gemist, geen contact te laten zien of zich te concentreren op patiënten van een bepaalde aanbieder.
Het handmatig verzenden van terugroepberichten wordt behandeld in het artikel - Handmatig terugroepen naar patiënten verzenden
...
oproepen. | |
Dent. success (%) | Tandarts succesvol % = tandarts succesvol / tandarts. |
PA/Hyg. | Hygiëniste = hygiëniste totaal - hygiëniste inactief - hygiëniste niet oproepen. |
Hyg. succesvol (%) | Hygiëniste succesvol % = hygiëniste succesvol / hygiëniste. |
Effectiviteit | Grafische weergave in kleur. Houdt de muis op de gekleurde balk om per categorie het aantal patiënten te zien. |
Effectiviteitscategorieën
Grijs | Inactief | Patiënten die als inactief zijn aangeduid op de patiëntenkaart. |
Donkerrood | Geen controleafspraak maken | Patiënten die zijn aangeduid als ‘Roep deze patiënt niet op’ op het recalls tabblad van de patiëntenkaart. |
Lichtblauw | Voltooid | Patiënten die hun recall hebben voltooid. De afspraak is afbehandeld/gefactureerd. |
Donkerblauw | Verhuisd | Patiënten waarvan de afspraak is uitgesteld en de recall datum is handmatig vooruit gezet. Dit is alleen zichtbaar als de recall datum is vooruit gezet na de oorspronkelijke recall datum en de patiënt was eerst als ‘mislukt’ aangeduid. |
Donkergroen | Geboekt | Patiënten waarvan de afspraak is geboekt. |
Rood | Mislukt | Patiënten die geen afspraak hebben geboekt en de recall is niet vooruit gezet. |
Lichtgroen | Toekomst | Patiënten met een recall datum in de toekomst die nog geen afspraak hebben geboekt. |
Effectiviteit verbeteren
Om de effectiviteit te verbeteren, moet u uw aandacht concentreren op de mislukte recalls. U kunt dubbelklikken op een maand om de lijst met patiënten te zien, de status van een patiënt en op welke manier er al contact is opgenomen met de patiënt. U kunt deze lijst filteren door middel van de filteroptie rechts onderaan. U kunt handmatig contact opnemen met een patiënt waarvoor er nog geen afspraak is geboekt (zie ook Handmatig een recall versturen naar een patiënt en Handmatig een recall versturen naar meerdere patiënten).
...