Na de behandeling van de patiënt moeten zorgverleners het Vertrekproces starten om de laatste fase van de Afsprakenwerkstroom te activeren en de receptioniste in staat te stellen de Vertrektakenlijst in te vullen:
Een patiënt verplaatsen naar Vertrek
U kunt de patiënt ook naar vertrek verplaatsen door met de rechtermuisknop op de patiëntafspraak in het afsprakenboek > Markeren als voltooid te klikken. Zie Afspraakstatus resetten en bewerken.
Start het vertrekproces op een van de volgende manieren:
Dubbelklik op een afspraak om het venster Afspraak bewerken te openen waarin u behandelafspraken voor vertrek kunt specificeren.
of -
Selecteer een behandeling of afspraak en klik op de knop Charge of TC. U wordt gevraagd "Moet de afspraak van de patiënt worden gemarkeerd als "Voltooid?". Selecteer Ja. Hierdoor verandert het pictogram op het afsprakenboek van een patiënt op een stoel in een HAND.
of -
Als de zijbalk Afsprakenboek is ingeschakeld (onder Configureren > Gebruikersinstellingen > Zijbalk weergeven), klikt u op het stoelpictogram om de afspraak te voltooien. Hierdoor verandert het pictogram op het afsprakenboek van een patiënt op een stoel in een HAND.
Volg de aanwijzingen voor het verwerken van het vertrek. Deze kunnen zijn:
Het venster Afspraakwerkstroom, waarin u toekomstige afspraken kunt specificeren, of
Het venster Herinneringen instellen, als er geen geplande behandelingen zijn.
Wanneer u de verplaatsing naar Vertrek voltooit, verschijnt de Vertreklijst in het hoofdscherm. De receptioniste handelt de genoemde taken af om de workflow te voltooien.
Geplande behandelafspraken voor vertrek specificeren
In deze procedure beveiligen receptionisten bevestigde geplande behandelingsboekingen terwijl de patiënt wordt verwerkt tot aan het vertrek.
Een alternatief is het specificeren van een online boeking voor een geplande behandeling, waarbij patiënten die zich niet kunnen of willen binden aan boekingen een websiteadres krijgen om zelf online te boeken.
Configuratie vereist
De opties voor het specificeren van behandelafspraken worden ingesteld in een softwareconfiguratiegebied.
Overzicht
Met de patiënt in de stoel stellen zorgverleners richtlijnen op voor de toekomstige geplande behandelafspraken die ze voor de patiënt willen.
Wanneer de patiënt naar de receptie gaat om de praktijk te verlaten, wordt de receptioniste in de vertreklijst gevraagd om deze geplande behandelafspraken te plannen, volgens de richtlijnen van de aanbieder.
Hoe aanbieders specificeren wat ze willen voor door de patiënt geplande behandelafspraken
Het plannen van afspraken begint met de besturing van de provider van het gebied Planning op het tabblad Grafiek:
Zodra de zorgverlener de patiënt naar Vertrek heeft verplaatst, wordt de zorgverlener door middel van het venster Afspraakworkflow gevraagd om de details van de afspraak op te geven voor de onvolledige afspraken:
Controleer of u wilt dat de receptioniste deze afspraak boekt.Typ een verwachte tijd dat de afspraak zal duren. Accepteer de standaardinstelling of geef een boekingsinterval op - een minimumperiode vóór de afspraak. Typ eventuele aanvullende opmerkingen als uitleg voor de receptioniste.
Hoe de receptioniste deze gespecificeerde details ziet
Deze gegevens worden vervolgens weergegeven in de Vertreklijst in het hoofdscherm en worden door de receptioniste gebruikt bij het plannen van de afspraak.
Merk op hoe de ingevulde velden zich in dit voorbeeld doorvoeren naar de Vertreklijst:
Optie voor de aanbieder om de factuur af te drukken
Voor het opladen kan de aanbieder worden gevraagd om de factuur van de patiënt af te drukken, of het nu gaat om een chirurgische printer of een receptioniste-printer:
Merk op dat het een Preview-functie heeft om online te bekijken voordat het wordt afgedrukt.
Online patiëntboeking van Gepland . inschakelen
Idealiter beveiligen receptionisten boekingen van patiënten wanneer de patiënten de receptie verlaten. Dit is echter niet altijd mogelijk en een alternatief is om de patiënten in staat te stellen later zelf online te boeken.
Receptionisten kunnen in de Vertrektakenlijst worden gevraagd om patiënten een webadres te geven voor het later zelf boeken van geplande behandelafspraken door de patiënt, als Aanbieders aan bepaalde vereisten voldoen om dit te laten werken.
Om te voldoen aan de vereisten van de aanbieder voor het online boeken van een door de patiënt geplande behandeling
De praktijk moet een afspraakwerkstroom hebben geconfigureerd, omdat een link voor een online boeking van een geplande behandeling alleen kan worden verzonden vanuit de takenlijst voor vertrek bij het afrekenen van de patiënt. Er is geen andere manier om het te verzenden.
Een patiënt heeft een afspraak nodig voor de datum van vandaag.
De patiënt heeft een behandelplan nodig op het tabblad Grafiek en minimaal één geplande afspraak, met een gespecificeerde tijd voor de service.
Alleen door de patiënt geplande afspraken op het tabblad Grafiek die zijn gemarkeerd als Te boeken, worden weergegeven in de Vertrektakenlijst, dus zorgverleners moeten weten dat ze dit selectievakje moeten aanvinken. Ze moeten er ook voor zorgen dat de geplande behandeling een geschatte tijd (duur) heeft. EXACT berekent de som van de geplande diensten per afspraak, en dit wordt weergegeven in het veld Verwachte tijd van het scherm Afspraak bewerken:
Bij het in kaart brengen moet de aanbieder specificeren om deze afspraak te boeken:
A) Dubbelklik op de afspraak om het venster Afspraak bewerken te openen.
B) Vink (vink aan) de Boek deze Afspraak check aan
C) Controleer of de afspraak een Verwachte Tijd (duur) heeft, automatisch berekend als de som van de Geschatte Tijden van de diensten.
D) Klik op OK.
Terugroepafspraken voor vertrek specificeren
Configuratie vereist
De opties voor het specificeren van terugroepafspraken worden ingesteld in een softwareconfiguratiegebied. Zie Terugroepafspraken configureren.
Overzicht
Als een zorgverlener geen toekomstige behandelingen plant voor een patiënt in de stoel, kan de software in plaats daarvan vragen om details van terughaalafspraken. De Aanbieder specificeert details, die verschijnen als een terugroepboekingsprompt op de takenlijst van de receptioniste. d.w.z. in plaats van geplande behandelingen te boeken, boekt de receptioniste afspraken terug.
Hoe zorgverleners specificeren wat ze willen voor terugroepafspraken voor patiënten
Als de zorgverlener geen toekomstige geplande behandelafspraken voor de patiënt plant, kan de software, terwijl de patiënt in de stoel zit, wanneer hij/zij de patiënt naar Vertrek verplaatst, automatisch een scherm voor terugroepen instellen weergeven, dat de zorgverlener moet invullen.
Hoe de receptioniste deze gespecificeerde details ziet
Wanneer de patiënt naar de receptie gaat om de praktijk te verlaten, wordt de receptioniste in de vertreklijst gevraagd om deze terugroepafspraken te plannen, volgens de richtlijnen van de aanbieder.
Merk op hoe de gespecificeerde velden in dit voorbeeld van Set Recalls zich verspreiden naar de Vertreklijst, voor verwerking door de receptioniste:
Hoe de receptioniste deze terughaalafspraken plant
After treating the patient, Providers need to start the Departure process to trigger the final phase of the Appointment Workflow and enable the receptionist to complete the Departure Task List:
To move a patient to Departure
You can also move the patient to departure by right-clicking the patient appointment in the appointment book > Mark as Complete.
See Resetting and Editing Appointment Status.
Start the Departure process by either of these means:
Double-click an Appointment to open the Edit Appointment window in which to Specify Treatment Appointments for Departure.
- or -
Select a treatment or appointment and click the Charge or TC button. You will be prompted "Should the patient's appointment be marked as "Complete?". Select Yes. This will change the icon on the Appointment Book from a patient on a chair to a HAND.
- or -If the Appointment Book sidebar is enabled (under Configure > User Settings > Display sidebar), click the chair icon to complete the appointment. This will change the icon on the Appointment Book from a patient on a chair to a HAND.
Follow the prompts for processing the departure. These may include:
The Appointment Workflow window, in which to specify future appointments, or
The Set Recalls window, if there are no planned treatments.
When you complete the move to Departure, the Departure List appears in the Main screen. The Receptionist deals with the listed tasks to complete the workflow.
Specifying Planned Treatment Appointments for Departure
In this procedure Receptionists secure confirmed planned treatment bookings while the patient is being processed through departure.
An alternative is Specifying Planned Treatment Online Booking, where patients who cannot or will not commit to bookings are issued a web site address for self-booking online.
Configuration required
The options for specifying treatment appointments are set in a software configuration area.
Overview
With the patient in the chair, Providers set guidelines for the future planned treatment appointments that they want for the patient.
When the patient moves through to Reception to depart the practice, the Receptionist is prompted in the Departure List to schedule these planned treatment appointments, following the Provider's guidelines.
How Providers specify what they want for Patient planned treatment appointments
Appointment planning starts with the Provider control of the Planning area in the Chart tab:
Once the Provider moves the patient to Departure, the Provider will be prompted by means of the Appointment Workflow window to specify appointment details for the incomplete appointments:
Check if you want the Receptionist to Book this appointment.
Type an Expected Time that the appointment will take.
Either accept the default or specify a Booking Interval - a minimum period before the appointment.
Type any additional Notes as an explanation for the Receptionist.
How the Receptionist sees these specified details
These details will then display in the Departure List in the Main screen, and will be used by the Receptionist in scheduling the appointment.
Notice how the completed fields propagate through to the Departure List in this example:
Option for the Provider to print the Invoice
For charging, the Provider may be prompted to print the patient Invoice, whether to Surgery printer or Receptionist printer:
Note that it has a Preview facility for viewing online before printing.
Enabling Patient Online Booking of Planned
Ideally Receptionists secure bookings from patients when the patients depart Reception. However, this is not always possible, and an alternative is to empower the patients to later self-book online.
Receptionists may be prompted in the Departure Task List to issue patients with a web address for later patient self-booking of planned treatment appointments, if Providers meet certain requirements to make this work.
To meet Provider requirements for patient planned treatment online booking
The practice must have Appointment Workflow configured because a Planned Treatment Online Booking link can only be sent from its Departure Task List at the point of Patient checkout. There is no other way to send it.
A Patient requires an Appointment for Today’s Date.
The Patient requires a Treatment Plan on the Chart Tab, and a minimum of one appointment Planned, with time specified for the Service.
Only Patient planned appointments on the Chart Tab that are marked as To Be Booked will show in the Departure Task List, so Providers must know to tick this checkbox. They must also ensure that the planned treatment has an estimated time (duration). EXACT calculates the sum of the planned services per appointment, and this displays in the Edit Appointment screen Expected Time field:
When charting, the Provider needs to specify to Book this Appointment:
A) Double-click the Appointment to open the Edit Appointment window.
B) Check (tick) the Book this Appointment checkbox and complete all other details in the screen.
C) Check that the appointment has an Expected Time (duration), calculated automatically as the sum of the services' Estimated Times.
D) Click OK.
Specifying Recall Appointments for Departure
Configuration required
The options for specifying recall appointments are set in a software configuration area. See Configuring Recall Appointments.
Overview
If a Provider does not plan future treatments for a patient in the chair, the software can prompt for details of recall appointments instead. The Provider specifies details, which appear as a recall booking prompt on the Receptionist's Departure Task List. i.e. instead of booking planned treatments, the Receptionist books recall appointments.
How Providers specify what they want for patient recall appointments
With the patient in the chair, if the Provider does not plan future planned treatment appointments for the patient, when he/she moves the patient to Departure, the software can automatically display a Set Recalls screen, which the Provider is prompted to complete.
How the Receptionist sees these specified details
When the patient moves through to Reception to depart the practice, the Receptionist is prompted in the Departure List to schedule these recall appointments, following the Provider's guidelines.
Notice how the specified fields in this Set Recalls example propagate to the Departure List, for processing by the Receptionist:
