Bij het gebruik van de “SMS antwoorden” functie is de praktijk voorzien van de mogelijkheid om SMS berichten te ontvangen van de klant.
SMS antwoorden kan gebruikt worden voor:
Eenmalige berichten
Contactlijsten waarbij een antwoord van de klant gewenst is.
Bevestigen of annuleren van een afspraak.
Het is mogelijk om sleutelwoorden in te stellen welke door EVOlution automatisch verwerkt worden.
De ontvangen SMS berichten worden onder een nieuwe knop in de werkbalk weergegeven. Deze functie is ook beschikbaar via het menu, Administratie > Beheer SMS antwoorden.
Configuratie
Met de nieuwe functionaliteit in EVOlution heeft u onder configureren een nieuwe keuze gekregen, automatische afspraakherinneringen.
Voor het correcte gebruik van deze functie dient u email en sms te activeren.
De instelling voor regelmatig controleren op berichten dient ingeschakeld te zijn.
Instellingen afspraken email en sms
Wanneer u in EVOlution inlogt als hoofdgebruiker heeft u de mogelijkheid de afspraakherinneringen in te stellen.
In het venster “automatische e-mails” heeft u de mogelijkheid om een specifiek email sjabloon te gebruiken voor:
1> Een nieuwe patiënt inschrijving.
2> Een bevestiging van de gemaakte afspraak.
3> Een email handtekening (onderschrift)
Het maken van e-mail sjablonen wordt niet in dit document besproken.
In het venster “Automatische afspraakherinneringen en –antwoorden” heeft u de mogelijkheid om automatische email en sms te versturen op vooraf gedefinieerde tijden.
Zoals in dit voorbeeld 2 weken voor de afspraakdatum een e-mail, deze wordt nogmaals 2 dagen voor de afspraak verzonden en de patiënt ontvangt 1 dag van tevoren een sms bericht.
Dit is natuurlijk door u geheel zelf in te stellen.
Voor de SMS die verzonden wordt is het mogelijk om sleutelwoorden in te stellen.
Bijvoorbeeld: U heeft morgen een afspraak om 11:00 SMS JA om u alvast aan te melden voor de afspraak, dit voorkomt wachttijden.
Hiermee is het mogelijk om de patiënt zichzelf aanwezig te laten melden in de agenda.
Bovenstaand scherm geeft u de mogelijkheid om:
Sleutelwoorden in te stellen voor het bevestigen van een afspraak.
Sleutelwoorden instellen voor het annuleren van een afspraak. Keuzemogelijkheid om het ontvangen bericht weer te geven in de SMS antwoorden ook al zijn ze verwerkt bij de patiënt.
Mogelijkheid tot een bevestiging SMS versturen na het ontvangen van een antwoord.
Instellen Contactlijst
U heeft ook de mogelijkheid om de contactlijst te gebruiken om SMS antwoorden op te vragen bij klanten. Het kan handig zijn om via deze manier een marketing actie uit te voeren of een uitnodiging voor een evenement. U kunt hierbij een uniek sleutelwoord selecteren. U mag dit betreffende sleutelwoord pas weer gebruiken als de huidige contactlijst volledig voltooid is.
De ontvangen SMS berichten worden onder een nieuwe knop in de werkbalk weergegeven. Deze functie is ook beschikbaar via het menu, Administratie > Beheer SMS antwoorden.
Evolution zal automatisch de SMS koppelen aan de gebruiker als het telefoonnummer uniek is. Staat het telefoonnummer bij meerdere patiënten dan heeft u de mogelijkheid de juiste patiënt te selecteren.
Overige informatie
Sleutelwoorden zijn niet hoofdlettergevoelig, “ja” is
hetzelfde als “JA”. Automatische verwerking van de ontvangen berichten werkt alleen als het enige woord wat teruggestuurd is het sleutelwoord is. Een bericht
met het sleutelwoord en extra tekst zal niet automatisch verwerkt worden.
Houd u er rekening mee dat een sleutelwoord aan de onderstaande eisen moet voldoen.
Minimaal 1 teken.
Maximaal 25 tekens.
Er mogen geen spaties in zitten.
U kunt hetzelfde woord niet voor meerdere sms antwoorden gebruiken.
Als u hetzelfde woord meerdere keren wilt gebruiken kunt u een cijfer erachter plaatsen.
De gehele lijst met sleutelwoorden mag niet meer dan 250 tekens bevatten.
Een log bestand van ontvangen SMS berichten staat in de database map onder logfiles.
De E-mail service moet aanstaan om SMS berichten te ontvangen. U dient een telefoonnummer aan te vragen bij Software of Excellence welke gekoppeld wordt met uw SMS account.
Sms antwoorden gebruiken
U kunt het sms antwoord en de annuleringen toevoegen aan de tabbladen, u dient de juiste rechten te hebben om deze toe te kunnen voegen. U kunt dit controleren, u klikt op configureren > Beveiliging. U kiest de juiste groep aan bijvoorbeeld dentist en vinkt daarna onder het kopje administratie “sms beheren” aan.
Als u dit heeft aangevinkt kunt u op het moer sleuteltje rechts onder het afsprakenboek klikken om de twee nieuwe tabbladen toe te voegen. U kunt ook in de patiënten kaart onder het kopje contacten zien dat de patiënt een sms heeft ontvangen of beantwoord heeft.
In deze twee tabbladen kunt u alle berichten terug vinden waarvan het antwoord niet overeenkomt met het sleutelwoord en die daarom handmatige gekoppeld moeten worden. Indien het antwoord een afspraak bevestiging is en de u heeft de sms kunnen koppelen klikt u op de knop bevestig afspraak, de afspraak staat nu in het afsprakenboek. Indien het een annulering is klikt op annuleer de afspraak en deze word nu geannuleerd in het afsprakenboek.
Status icoontjes in het afsprakenboek
In het afsprakenboek komt er naast de patiënt een telefoon icoontje te staan als u de patiënt een sms heeft verstuurd.
Indien u wilt weten wat welke kleur telefoon betekend scrolt u met uw muis over het telefoon icoontje er word dan aangegeven wat het telefoontje betekend. Hier onder vind u een lijst van alle mogelijke telefoon statussen.
Handmatig een sms antwoord koppelen
Het gebeurt wel eens dat iemand niet het juiste trefwoord terug stuurt waardoor het sms antwoord het trefwoord niet herkent en dan geen afspraak maakt of een antwoord terug stuurt. In dit geval dient u de sms handmatig te koppelen met de originele sms die verzonden was naar de patiënt. Als de sms eenmaal gekoppeld is aan het juiste verzonden sms zal het automatische proces weer verder gaan.
Wanneer dient u zelf een sms te koppelen:
Als u een sms ontvangt die niets met een afspraak herinnering te maken heeft.
Als het sleutelwoord in de sms niet overeenkomt met het ingestelde sleutelwoord.
Als het sleutelwoord klopt maar de sms al als voltooid is aangevinkt in de sms lijst.
Als het sleutelwoord klopt maar het nummer niet overeenkomt met het nummer van de patiënt.
Als u handmatig een sms herinnering maakt, de sms word dan automatische naar het sms antwoord tab gestuurd.
U kunt een sms koppelen door de volgende stappen te volgen.
Klik op configureren > beheer sms
Klik op Antwoord koppelen en selecteer het juiste sms bericht.
Klik op bevestig afspraak om te bevestigen dat u de juiste patiënt heeft.
Vink het verzonden sms’je aan om deze te voltooien. ( als de sms voltooid is, is deze niet meer zichtbaar in de sms lijst)
Handmatig een sms versturen.
De sms software is gemaakt om het makkelijker te maken om sms’jes te versturen omdat alles automatische gaat. Het is natuurlijk ook mogelijk om handmatig een sms te versturen. Het is ook mogelijk om een sleutelwoord aan te maken voor deze sms’jes. Houd u er rekening mee dat een antwoord op een van deze sms’jes niet automatische gelinkt word naar het juiste sms’je. Indien het een afspraak bevestiging is of een annulering dient u deze ook handmatig te koppelen. Het antwoord van deze sms’jes word altijd naar de “sms antwoord” tab gestuurd.
Een sms handmatig naar een of meerdere patiënten sturen.
Klik op de sms knop vanuit:
• het recalls scherm ( administratie> recalls beheren > dubbel klik op een recall lijst)
• de contactenlijst ( administratie > contactlijst > dubbel klik op een contactlijst)
Er opent nu een venster waar u kunt aangeven of alleen patiënt wilt sms’en of meerdere patiënten.
Selecteer een of meerder patiënten. ( Indien u meerdere patiënten sms’t kunt u ervoor kiezen om ze te groeperen per familie)
U klikt op “ok” en een nieuw venster opent.
Hier kunt u aangeven voor welke behandelaar u een sms wilt versturen en u kunt een sms sjabloon selecteren. ( Indien u meerder behandelaars heeft kunt het vakje van de behandelaar leeg laten.) Indien een sms naar meerdere mensen stuurt dien u aan te vinken “met wie contact is opgenomen 0 keer” Als u dan op “ok” klikt krijgt u het venster waar u de behandelaar kunt selecteren.
U kunt een categorie kiezen dit word dan toegevoegd aan de sms en is ook zichtbaar onder kopje “contacten” in de patiëntenkaart.
U klikt nu op “ok” en er word een nieuw venster geopend met de sms. Indien u meerdere sms’en verzend dan kunt u hier aangeven of de sms’jes gelijk wilt verzenden of op een specifieke datum en tijdstip.
U kunt in dit scherm de sms nog aanpassen indien dit nodig is.
U klikt op “ok” en de sms word nu verzonden.
Alle verzonden sms’jes staand in de email verzonden items map. U ziet voor het sms’jes een telefoon als u met uw muis over het telefoon icoon scrolt kunt u de status van de sms zien. U kunt ook aan de kleur van de telefoon zien wat de status is.