Wanneer gedeclareerd wordt naar een Clearing Huis of een zorgverzekeraar, kan het voorkomen dat een dergelijke instantie vraagt om een eerder betaalde factuur te crediteren. Het gaat dan waarschijnlijk om een betaling van patiënt over een foutieve factuur. Het is namelijk zo dat een Clearing Huis of een zorgverzekeraar een credit nota moeten ontvangen zodat zij de patiënt kunnen crediteren.
Het aanmaken van een credit nota, is dan ook alleen mogelijk als de originele “foutieve” factuur die gecrediteerd is, ook is afgeboekt/betaald in het EVOlution systeem. Onderstaande handeling tonen stap per stap hoe u een creditnota naar een Clearing Huis of verzekeraar stuurt.
Open het transactiescherm van de patiënt voor wie u een creditnota moet aanmaken.
In het transactie scherm zoek de factuur die gecrediteerd moet worden, en noteer het declaratiebundel nummer.
Ga naar het menu Transactie>Overzicht EI Declaraties en open de correcte declaratie bundel die aangegeven stond in het Transactie venster van de patiënt (in dit voorbeeld MZ301_23).Verborgen declaratiebestand: Waarschijnlijk is de declaratie van de te crediteren factuur verborgen gezien dit de default status is van afgeboekte declaratie bundels. Om verborgen declaratie bundels zichtbaar te maken, selecteer onderaan rechts in het Overzicht EI declaratiescherm de optie “Toon verborgen”.Opmerking: volgende stappen kunnen alleen toegepast worden als de betaling is verwerkt. Indien dit nog niet gebeurt is moet dit nu gebeuren voordat u verder gaat.
Dubbelklik op de declaratie bundel om deze te openen, en selecteer de factuur van de patiënt waarvoor de credit nota dient aangemaakt te worden.
Klik op de knop “Crediteren”.
In het “Details weergeven” venster, klik op de knop “Alle selecteren”. Klik hierna op de knop “Crediteren”.
In het bevestiging pop-up selecteer “Ja”.
Wanneer de creditering succesvol behandeld is in Evolution opent de declaratie bestand met hierin een zwarte pijl als symbool van een gecrediteerde factuur.
De handelingen om een credit factuur aan te maken zijn afgerond. Wel moet deze credit factuur naar de Clearing Huis of zorgverzekeraar opgestuurd worden.
Let op |
Het versturen van een credit factuur volgt de standaard declareren procedure:
Open Transactie>Samenvatting declaraties.
Selecteer de declaraties tot en met de dag van de creditering.
In het venster Samenvatting declaraties staan nu de declaratie groeperingen. Dubbelklik of selecteer “voorbeeld” (onderaan rechts) om te controleren dat de creditering succesvol verlopen is.
In het voorbeeldtekstbestand betekent de C code een creditering.
Sluit dit venster en klik hierna op Claim om de creditering op te sturen naar de Clearing Huis of zorgverzekeraar.
