Analyse afspraak verslag

Doel van het verslag

Overzicht van hoe de praktijkuren worden benut.

Dit verslag maakt deel uit van de groep ‘Praktijkbeheer’ en heeft de volgende beschrijving: Tijds- en financiële analyse van afspraakduur. Bevat statistieken voor mislukte/geannuleerde afspraken.

Vereisten voor het verslag

• De informatie in het afsprakenboek (afspraken, blokroosters en blokken) is correct.

• De functie Afspraken workflow is ingeschakeld (zie ook Afspraken workflow activeren) en wordt gebruikt om de status van de patiënt (gearriveerd, in de stoel en compleet) in de praktijk weer te geven.

Verslag uitvoeren

1. Ga naar Administratie - Verslagen.

2. Dubbelklik op ‘Analyse afspraak’.

3. Indien gewenst selecteer de behandelaars.

   

4. Vul de gewenste datums in.

5. Vink aan of u het verslag wilt splisten per behandelaar.

6. Geef aan hoe gedetailleerd u het verslag wilt hebben (per dag, week of maand).

7. Klik vervolgens op ‘Afdrukken’, ‘Voorbeeld’, ‘E-mail’ of ‘Exporteren’.

Voorbeeld van verslag

Dit overzicht toont informatie over de dagelijkse afspraken en patiëntenbezoeken vanuit het perspectief van de agenda. Het overzicht totaliseert deze informatie per dag, week of maand, afhankelijk van de door u opgegeven selectie, per regel voor elke periode binnen dat datumbereik.
Alle tijden worden getoond als uren en minuten, behalve de gemiddelden voor wachttijd die in minuten en seconden worden weergegeven.
De export van het rapport toont een percentage van het uur, bijvoorbeeld 1 uur 20 wordt dan 1,33.

Kolommen

:
:
Bruto omzet:
Ges. Waar.: De geschatte waarde van de geplande behandelingen van de patiëntafspraken, exclusief mislukte en geannuleerde afspraken, berekend aan de hand van de codes in de afspraak, NIET vanuit de behandelkaart.
Totaal: De waarde van alle facturen van de behandelaar naar patiënten en verzekeraar of clearinghouse. Inclusief korting en correcties, welke negatief zijn waardoor de waarde negatief kan zijn. Exclusief afschrijvingen en openingsbalans.
Per uur: De bruto-omzet gedeeld door het aantal gewerkte uren.
Per uur besch.: De bruto-omzet gedeeld door het aantal beschikbare uren.
Per ptn.: De bruto-omzet gedeeld door het aantal patiëntbezoeken.
Gem. Wacht: De gemiddelde wachttijd van een patiënt voor behandeling. Dit is het verschil tussen afspraaktijd of tijd van binnenkomst (afhankelijk welke het laatst komt) en het moment waarop de behandelaar de patiëntkaart activeert met de 'stickman'.

Toelichting die onder het Verslag wordt afgedrukt

Opmerkingen:
Dit Verslag toont informatie over de afspraken en de patiënt die elke dag worden bekeken vanuit het perspectief van het afsprakenboek. Het zal deze informatie per dag, week of maand samenvatten op basis van uw selectie, met één regel voor elke periode in het datumbereik. Alle tijden worden weergegeven als uren en minuten behalve de gemiddelde wachttijden die worden weergegeven in minuten en seconden. Het geëxporteerde Verslag geeft de minuten weer als een percentage van het uur, bijvoorbeeld 1: 20 minuten wordt weergegeven als 1,33

Datum:
De startdatum voor de periode die op elke regel van het Verslag wordt weergegeven

dagen:
Het aantal dagen dat is opgenomen in de periode die op die regel wordt weergegeven.

Pts. gezien:
Het totale aantal aangevinkte afspraken. Patiënten die twee keer worden gezien, worden twee keer geteld. Dus als een patiënt twee keer per dag wordt geboekt, worden ze als twee patiënten geteld.

OPMERKING: Dit wordt geteld voor zowel tandarts als hygiënist in de kolom Pts Gezien , maar het totaal onderaan is voor de een of de ander (tandarts of hygiënist).

Hrs. Avail .:
Het totale aantal beschikbare uren in de geselecteerde periode. Alle niet-geblokkeerde tijd wordt getoond. Als er geen blokken voor de dag zijn opgegeven, wordt de beschikbare tijd geteld als 24 uur.

Ongeboekte uren:
De hoeveelheid tijd dat de behandelaar niet werkte, exclusief geblokkeerde tijd. Het bevat geen tijd voor geannuleerde en mislukte afspraken die elders worden getoond.

Unbooked%:
De niet-geboekte uren als een percentage van de beschikbare uren. d.w.z. (Niet-geboekte uren) / (Beschikbare uren) * 100

Extra uur :
De uren dat de behandelaar buiten zijn beschikbare uren heeft gewerkt. d.w.z. werk gedaan tijdens geblokkeerde tijd.

Geboekte uren:
De uren dat de behandelaar in totaal heeft gewerkt, inclusief extra uren.

Geboekt%:
Het gebruik van de behandelaar door de behandelaar Dit wordt berekend met de gewerkte uren als een percentage van de beschikbare uren. d.w.z. (Gewerkte uren) / (Beschikbare uren) "100. NB Het is mogelijk om cijfers hoger dan 100% te krijgen

Mislukte punten:
Het aantal mislukte afspraken.

Mislukte uren:
Het totale aantal uren vrijgelaten door mislukte afspraken en niet opnieuw geboekt. Dit omvat geen mislukte afspraken op geblokkeerde tijd.

Mislukt Val .:
De waarde van de geplande behandeling voor deze mislukte afspraken. Dit wordt berekend op basis van de services die zijn geselecteerd in het afsprakenboek, NIET op het tabblad Grafiek.

Geannuleerde punten:
Het aantal geannuleerde afspraken

Geannuleerde uren:
Het totaal aantal uren vrijgelaten door geannuleerde afspraken en niet opnieuw geboekt. Dit omvat niet geannuleerde afspraken op geblokkeerde tijd.

Geannuleerd Val .:
De waarde van de geplande behandeling voor deze geannuleerde afspraken. Dit wordt berekend op basis van de services die zijn geselecteerd in het afsprakenboek, NIET op het tabblad Grafiek.

Nieuwe punten:
Het aantal nieuwe patiëntafspraken dat is voltooid

Nieuw Val .:
De waarde van de geplande behandeling voor deze nieuwe patiëntafspraken Dit wordt berekend op basis van de services die zijn geselecteerd in het afsprakenboek en NIET op het tabblad Grafiek.

Bruto inkomsten :
Voor de Verslagperiode.

Geschatte waarde:
De geschatte waarde van de geplande behandeling voor deze patiëntafspraken exclusief mislukte en geannuleerde afspraken. Dit wordt berekend op basis van de services die zijn geselecteerd in het afsprakenboek en NIET op het tabblad Behandelkaart.

Totaal:
De waarde van alle facturen die voor de behandelaar zijn verwerkt voor zowel patiënten als betalers. Het omvat kortingen en gemaakte factuuraanpassingen, zoals opnieuw indienen, die negatief zijn, dus de waarde zelf kan negatief zijn. Het omvat geen afschrijvingen of beginsaldi.

Per uur:
Het bruto winst totaal gedeeld door de gewerkte uren.

Per uur Avail .:
Het bruto winst totaal gedeeld door de beschikbare uren.

Per deel:
Het bruto winst totaal gedeeld door de geziene patiënten.

Av. Wacht:
De wachttijd per patiënt, gemeten met de functie Aankomstdeur.
De gemiddelde wachttijd voor een patiënt om de behandelaar te zien. Dit is het verschil tussen de afspraaktijd of aankomsttijd van de patiënt (afhankelijk van wat later is) en het tijdstip waarop de behandelaar de kaart weergeeft met behulp van de stickman.

Het afspraak-analyse Verslag uitvoeren

1. Selecteer Administratie > Verslagen > Afsprakenanalyse om het venster Afsprakenanalyse afdrukken te openen:

2. Selecteer behandelaars:

   • Om de afspraken voor de hele praktijk samen te vatten, laat u het veld behandelaar (s) leeg.

   • Om een individuele behandelaar te selecteren, bladert u met de pijlen omhoog / omlaag of selecteer met de knop Lijst .

   • Om een combinatie van behandelaars te selecteren, klikt u op de knop Meerdere en selecteert u via het venster Meerdere.

3. Geef een datumbereik op voor het Verslag met behulp van de velden Van en Tot Datum.

4. Andere velden / opties:

1. De standaardoptieknoppen voor het afdrukken van Verslagen zijn beschikbaar.

OPMERKINGEN:

Historisch gezien werden de gecombineerde afspraken Nieuwe patiënten geteld voor beide behandelaars (tandarts en hygiënist), maar vanaf v12.11 zal dit alleen tegen de tandarts verschijnen, met de tijd / kosten nog steeds tegen de hygiënist, als de hygiënist is opgenomen in de verslag doen van.

De andere kolommen (bijv. Pts gezien ) tellen voor zowel tandarts als hygiënist, maar alleen Total onderaan voor een of de andere (tandarts of hygiënist).

To Run the Appointment Analysis Report

1. Select Administration > Reports > Appointment Analysis to open the Print Appointment Analysis window:

   

2. Select Providers:

   • To summarise the Appointments for the whole practice, leave the Provider(s) field blank.

   • To select an individual Provider scroll the Up/Down arrows  or select by means of the List button .

   • To select a combination of Providers click the Multiple button and select by means of the Multiple window.

3. Specify a date range for the report by means of the From and To Date fields.

4. Other fields / options:

   Breakdown by Providers

   This will separate the report into sections broken out by Provider, with subtotals for each day.

   NOTES:

   • The Breakdown by Provider is only used (and shows as checked) if the report is being run for multiple Providers.

   • If you run the report for only one Provider you can check the Breakdown by Provider checkbox, but it is redundant, and in the report/export it will show up as unchecked.

   • Historically the Co-duty appointment New patients were counted against both Providers (Dentist and Hygienist), but from v12.11 this will appear only against the Dentist, with the time/cost still appearing against the Hygienist, if the Hygienist is included in te report.

   • Columns count for both Dentist and Hygienist, but only Total at the bottom for one or the other (Dentist or Hygienist).

      

   Use Rosters

   This will show any rostered time that is being used within the appointment book.

   NOTE: The Rosters checkbox will only appear if Rosters have been used at any time in the practice EXACT history.

   Daily, Weekly or Monthly Summary

   This report can be summarised by day, week or month.

    

5. The standard option buttons for printing reports are available.

Sample report:

NOTES: Historically the Co-duty appointment New patients were counted against both Providers (Dentist and Hygienist), but from v12.11 this will appear only against the Dentist, with the time/cost still appearing against the Hygienist, if the Hygienist is included in the report.

The other columns (e.g. Pts seen) count for both Dentist and Hygienist, but only Total at the bottom for one or the other (Dentist or Hygienist).

Explanatory notes that print below the Report

Notes:
This report shows information about the appointments and patient seen each day from the perspective of the appointment book. It will summarise this information per day, week or month based on your selection, showing one line for each period in the date range All times are shown as hours and minutes except for average waiting times which are shown in minutes and seconds. The exported report displays the minutes as a percentage of the hour, for example 1 :20 minutes displays as 1.33

Date:
The start date for the period shown on each line of the report

Days:
The number of days included in the period shown on that line.

Pts. Seen:
The total number of ticked appointments Patients seen twice will be counted twice. So if a patient is booked twice in a day, they will be counted as two patients.

NOTE: This is counted for both Dentist and Hygienist in the Pts Seen column, but the Total at the bottom is for one or the other (Dentist or Hygienist).

Hrs. Avail.:
The total number of hours available in the selected period. All non-blocked time will be shown. If there are no blocks specified for the day, then the available time will be counted as 24 hours.

Unbooked Hrs.:
The amount of time the provider was not working, excluding blocked time. It will not include time for cancelled and failed appointments which are shown elsewhere.

Unbooked%:
The unbooked hours as a percentage of the Available hours. ie. (Unbooked Hours)/(Available Hours) *100

Extra Hrs.:
The hours the provider has worked outside of their available hours. ie. work done during blocked time.

Booked Hrs.:
The hours the provider has worked in total, including Extra Hours.

Booked %:
The o/o utilisation of the provider This is calculated using hours worked as a percentage of hours available. ie. (Hours Worked)/(Hours Available)"100. NB It is possible to get figures higher than 100%

Failed Pts.:
The number of failed appointments.

Failed Hrs.:
The total hours left vacant by failed appointments and not rebooked. This does not include failed appointments on blocked time.

Failed Val.:
The value of the treatment planned for these failed appointments. This is calculated from the services selected in the appointment book NOT the chart tab.

Cancelled Pts.:
The number of cancelled appointments

Cancelled Hrs.:
The total hours left vacant by cancelled appointments and not rebooked. This does not include cancelled appointments on blocked time.

Cancelled Val.:
The value of the treatment planned for these cancelled appointments. This is calculated from the services selected in the appointment book NOT the chart tab.

New Pts.:
The number of new patient appointments which were completed

New Val.:
The value of the treatment planned for these new patient appointments This is calculated from the services selected in the appointment book NOT the chart tab.

Gross Earnings:
For the reporting period.

Est Val.:
The estimated value of the treatment planned for these patient appointments excluding failed and cancelled appointments This is calculated from the services selected in the appointment book NOT the chart tab.

Total:
The value of all invoices processed for the provider to both patients and payors. It includes discounts, and any invoice adjustments made, such as resubmissions, which are negative, so the value itself may be negative It does not include write-offs or opening balances.

Per Hr.:
The Gross Earnings Total divided by the Hours Worked.

Per Hr. Avail.:
The Gross Earnings Total divided by the Hours Available.

Per Pt.:
The Gross Earnings Total divided by the Patients Seen.

Av. Wait:
The wait time per patient, measured from the Arrivals Door feature.
The average waiting time for a patient to see the provider This is the difference between the patient's appointment time or arrival time (whichever is later) and the time when the provider brings up the chart using the stickman.