Wanneer een patiënt arriveert, vink het selectievakje op het afsprakenboek aan:
Het aankomstscherm wordt weergegeven voor de patiënt (zie voor Clinipad Clinipad bij receptie):
Patiënten accepteren via het aankomstscherm
Wanneer de patiënt (of familie) arriveert, accepteert u deze in de praktijk door op het selectievakje in het afsprakenboek te klikken:
Het scherm Aankomst wordt weergegeven voor die patiënt of familie:
(Als uw praktijk Clinipad gebruikt, ziet dit venster er iets anders uit - zie Clinipad gebruiken bij aankomst van de patiënt)
Druk af en overleg met de patiënt om formulieren bij te werken die moeten worden bijgewerkt (deze formulieren worden aangegeven met het "oog"-pictogram).
Klik op de blauwe hyperlinks om Formulieren voor handtekening van de patiënt af te drukken, met uitzondering van de hyperlink Contact Consent - dit opent een venster waarin u de toestemmingen van de patiënt digitaal vastlegt.
Contacttoestemming: deze prompt is standaard ingesteld, maar kan optioneel worden uitgeschakeld door een praktijkbeheerder.
Als u op deze link klikt, wordt het venster Voorkeuren om contact op te nemen met de patiënt geopend.
BELANGRIJK: Door de toestemming van de patiënt te vragen voor het verzenden van berichten, zorgt u ervoor dat de praktijk voldoet aan de strikte voorschriften rond het verzamelen en beheren van patiëntgegevens.
Om deze reden kan EXACT u vragen om contacttoestemming te verzamelen bij zowel aankomst als vertrek van de patiënt.
To accept patients via the Arrival screen
When the patient (or family) arrives, accept them into the practice by clicking the check box in the Appointment Book:
The Arrival screen displays for that patient or family:
(If your practice uses Clinipad this window will look slightly different - see Using Clinipad with Patient arrival)
Print and consult with the patient to update any Forms that require updating (these forms are indicated by the "eye" icon).
Click the blue hyperlinks to print out Forms for patient signature, with the exception of the Contact Consent hyperlink - this opens a window where you digitally record patient permissions.
Contact Consent: This prompt is set as a default but can optionally be turned off by a practice Administrator.
Clicking this link opens the Preferences to contact patient window.
IMPORTANT: By asking for the patient's consent to send them communications you ensure that the practice complies with strict regulations around patient data collection and management.
For this reason EXACT may prompt you to collect Contact Consent at both patient arrival and patient departure.!! Your performance in securing Contact Consent is tracked in an Appointment Workflow Compliance Report and in a Contact Preferences Audit.
For each topic displayed in the Preferences to contact patient window, ask for the patient's consent and click the appropriate button:
When you have completed all tasks, ask the patient to wait to be called by the Provider and click the Arrive button at the bottom of the window:
A ‘stick figure’ will then display in the appointment book to indicate the patient has arrived for their appointment:
This step is important for the Appointment Workflow, which tracks patients through the practice by means of sequential appointment status.
When you click the Arrive button, EXACT understands that the patient is now in a queue waiting for their Provider, and displays this status to the Provider in the Patient desktop, as an icon at the Arrivals Door:
The Arrivals Door is a critical element in the Appointment Workflow, through which a practice tracks and controls the journey of each patient appointment through the practice. It is particularly pertinent to the Clinician role in the Appointment Workflow.
Appointment Workflow compliance
The Appointment Workflow software monitors task completion or failure to complete, and reports in the Appointment Workflow Compliance Report.
The Appointment Workflow objective: For Appointment Workflow purposes, the Receptionist's objective is to successfully complete all Arrival and Departure tasks.
!! Uw prestaties bij het verkrijgen van toestemming voor contactpersonen worden bijgehouden in een Nalevingsrapport van de afspraakworkflow en in een controle van contactvoorkeuren.
Vraag voor elk onderwerp dat wordt weergegeven in het venster Voorkeuren om contact op te nemen met de patiënt om toestemming van de patiënt en klik op de juiste knop:
Wanneer u alle taken hebt voltooid, vraagt u de patiënt te wachten om door de zorgverlener te worden gebeld en klikt u op de knop Aankomst onder aan het venster:
Er verschijnt dan een 'stokcijfer' in het afsprakenboek om aan te geven dat de patiënt is gearriveerd voor zijn afspraak:
Deze stap is belangrijk voor de Afspraak Workflow, die patiënten door de praktijk volgt door middel van sequentiële afspraakstatus.
Wanneer u op de knop Aankomst klikt, begrijpt EXACT dat de patiënt nu in een wachtrij staat te wachten op hun zorgverlener, en geeft deze status aan de zorgverlener weer op het bureaublad van de patiënt, als een pictogram bij de aankomstdeur:
De aankomstdeur is een cruciaal element in de afspraakworkflow, waarmee een praktijk de reis van elke patiëntafspraak door de praktijk volgt en controleert. Het is met name relevant voor de rol van de clinicus in de afspraakworkflow.
Afspraak Workflow-compliance
De Appointment Workflow-software bewaakt het voltooien of niet voltooien van taken en rapporteert in het Appointment Workflow Compliance Report.
De doelstelling van de Afspraakworkflow: Voor doeleinden van de Afspraakworkflow is het doel van de receptionist om alle aankomst- en vertrektaken met succes te voltooien.